Regulatorische Compliance für Dokumente: Vertrauliche Informationen schützen

Früher teilten Unternehmen vertrauliche Informationen wie Strategien aus Vorstandssitzungen mit externen Parteien über Papierdokumente oder E-Mails – und achteten dabei kaum auf Sicherheit. Die Verantwortung für Sicherheitsverletzungen wurde oft den Empfängern zugeschoben, während sich die Unternehmen jeder Haftung entzogen. Heute dagegen nehmen Aufsichtsbehörden die Unternehmen selbst für den Schutz vertraulicher Informationen in die Pflicht, und Wirtschaftsprüfer empfehlen Vorständen einen wachsamen Umgang mit dem Informationsschutz. Verschiedene Gesetze, darunter der Sarbanes-Oxley Act (SOX), der Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und NIST SP 800-171, sollen den Schutz sensibler Informationen gewährleisten. Unternehmen müssen erkennen, wie wichtig der Schutz vertraulicher Informationen ist, und die einschlägigen Vorschriften einhalten, um Haftungsrisiken zu vermeiden.

Mit unserer Dokumentensicherheitsfunktion beschränken Sie den Zugriff auf Informationen auf befugte Personen und weisen nach, dass niemand sonst darauf zugegriffen oder sie genutzt hat. So belegen Sie die Zuverlässigkeit und Sicherheit Ihrer Geschäftsprozesse – wirksamer, als sich allein auf Verschlüsselung zu verlassen. Denn bei Verschlüsselung können Nutzer die Informationen nach dem Entschlüsseln problemlos an andere weitergeben.

Mit unseren Sicherheits- und Kontrollfunktionen für Dokumente können Sie nachweisen, welche Personen sich für den Zugriff auf bestimmte Informationen registriert haben und welche nicht – unabhängig von ihrer Berechtigung. Zudem können Sie bei Bedarf belegen, wann bestimmte Dokumente aufgerufen wurden und von wo aus. Darüber hinaus lässt sich jeder Druckvorgang überwachen und protokollieren.

In bestimmten Fällen besteht eine gesetzliche Pflicht, Informationen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren – oft 1 oder 2 Jahre –, nach dessen Ablauf sie vernichtet werden dürfen. Dabei muss jedoch sichergestellt sein, dass die Informationen zum richtigen Zeitpunkt vernichtet werden und sich weder aus Backups noch aus persönlichen Kopien wiederherstellen lassen. Mit dem Dokumenten-DRM von HelpRange legen Sie für jedes Dokument ein Ablaufdatum fest. Nach diesem Datum ist das Dokument garantiert unzugänglich und damit faktisch vernichtet. Weitere Informationen finden Sie in den Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung.

Im Rahmen eines Gerichtsverfahrens (der sogenannten Discovery) oder wenn Sie Dokumente Ihren eigenen Beratern zur Verfügung stellen, müssen Sie Anwälten oder anderen Ermittlern unter Umständen Zugriff auf vertrauliche Dokumente gewähren. Dabei ist sicherzustellen, dass nur freigegebene Dokumente verwendet werden und nachvollziehbar ist, welche Parteien darauf zugegriffen haben. So verhindern Sie wirksam, dass andere Ihre Informationen auf „Fischzüge“ durchforsten, und erfüllen die Vorgaben von NIST SP 800-171 zum kontrollierten Informationszugriff. Mit einem Ablaufdatum für Informationen können Sie den Zugriff zudem bei Bedarf umgehend entziehen.

HelpRange ist der „Datenraum der nächsten Generation für Dokumentenschutz & Analytics“. HelpRange ist eine hochmoderne virtuelle Datenraum-Plattform für Zugriffskontrollen und tiefgehende Analysen – für eine überlegene Verwaltung Ihrer Dokumente und fundierte Einblicke in deren Nutzung.