Conformitatea documentelor cu reglementările. Securizarea informațiilor sensibile

În trecut, companiile partajau informații confidențiale, precum strategiile discutate în ședințele consiliului de administrație, cu terți prin documente pe hârtie sau prin e-mail, acordând prea puțină atenție securității. Responsabilitatea pentru breșele de securitate revenea adesea destinatarilor, iar companiile se exonerau de orice răspundere. În schimb, astăzi autoritățile de reglementare trag companiile la răspundere pentru protejarea informațiilor confidențiale, iar auditorii recomandă consiliilor de administrație o abordare vigilentă a protecției informațiilor. Diverse legi, printre care Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) și NIST SP 800-171, asigură protecția informațiilor sensibile. Este esențial ca firmele să recunoască importanța securizării informațiilor confidențiale și să respecte reglementările relevante pentru a evita răspunderea.

Funcția noastră de securitate a documentelor vă permite să limitați accesul la informații doar la persoanele autorizate și oferă dovada că informațiile nu au fost accesate sau folosite de nimeni altcineva. Astfel puteți demonstra fiabilitatea și securitatea proceselor dumneavoastră de afaceri, ceea ce este mai eficient decât să vă bazați doar pe criptare. În cazul criptării, odată ce informațiile sunt decriptate, utilizatorii le pot distribui cu ușurință altora.

Prin securitatea și controalele noastre pentru documente, puteți dovedi ce persoane s-au înregistrat pentru a accesa anumite informații și care nu, indiferent de autorizarea lor. În plus, puteți demonstra, dacă este necesar, când au fost accesate anumite documente și din ce locație. De asemenea, orice tipărire a unui document poate fi monitorizată și înregistrată.

În anumite situații există obligația legală de a păstra informațiile pentru o perioadă stabilită, adesea 1 sau 2 ani, după care acestea pot fi eliminate. Este însă esențial ca informațiile să fie distruse la momentul potrivit și să nu poată fi recuperate din copii de rezervă sau copii personale. Cu DRM-ul pentru documente HelpRange, puteți stabili o dată de expirare pentru fiecare document, garantând că după această dată documentul va fi inaccesibil și practic distrus. Pentru mai multe informații, consultați ghidurile privind păstrarea documentelor.

În cadrul unui proces juridic, cunoscut sub numele de discovery, sau atunci când furnizați documente propriilor consilieri, poate fi necesar să acordați avocaților sau altor anchetatori acces la documente privilegiate. Este important să vă asigurați că sunt folosite doar documentele autorizate și să urmăriți ce părți le-au accesat. Această abordare îi împiedică eficient pe alții să „pescuiască” prin informațiile dumneavoastră și respectă cerințele NIST SP 800-171 privind accesul controlat la informații. În plus, setând o dată de expirare pentru informații, puteți revoca prompt accesul atunci când este necesar.

HelpRange este „cameră de date de nouă generație pentru protecția și analiza documentelor”. HelpRange este o platformă de ultimă generație de tip cameră de date virtuală, care oferă control al accesului la documente și analize detaliate, asigurându-vă o gestionare superioară a documentelor și o imagine clară asupra modului în care sunt utilizate.