Regulatorisk etterlevelse for dokumenter. Sikring av sensitiv informasjon

Tidligere delte bedrifter konfidensiell informasjon, for eksempel styrestrategier, med eksterne parter via papirdokumenter eller e-post uten særlig tanke på sikkerhet. Ansvaret for sikkerhetsbrudd ble ofte lagt på mottakerne, og bedriftene fraskrev seg ethvert ansvar. I dag holder tilsynsmyndighetene derimot bedriftene ansvarlige for å beskytte konfidensiell informasjon, og revisorer anbefaler at ledelsen er årvåken når det gjelder informasjonsbeskyttelse. En rekke lover, blant annet Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) og NIST SP 800-171, skal sikre beskyttelsen av sensitiv informasjon. Det er viktig at bedrifter forstår betydningen av å beskytte konfidensiell informasjon og overholder relevante regler for å unngå ansvar.

Med funksjonen vår for dokumentsikkerhet kan du begrense tilgangen til informasjon til kun autoriserte personer og dokumentere at ingen andre har åpnet eller brukt den. Slik kan du vise at forretningsprosessene dine er pålitelige og sikre, noe som er mer effektivt enn å stole utelukkende på kryptering. Med kryptering kan brukerne nemlig enkelt dele informasjonen videre når den først er dekryptert.

Med funksjonene våre for dokumentsikkerhet og dokumentkontroll kan du dokumentere hvilke personer som har registrert seg for tilgang til bestemt informasjon, og hvilke som ikke har det, uavhengig av autorisasjon. Du kan også ved behov vise når bestemte dokumenter ble åpnet, og hvor de ble åpnet fra. I tillegg kan all utskrift av dokumenter overvåkes og loggføres.

I enkelte tilfeller er det en lovpålagt plikt å oppbevare informasjon i en bestemt periode, ofte 1 eller 2 år, og etter dette kan informasjonen slettes. Det er imidlertid avgjørende å sikre at informasjonen slettes til rett tid og ikke kan gjenopprettes fra sikkerhetskopier eller private kopier. Med HelpRange dokument-DRM kan du angi en sluttdato for hvert dokument, slik at dokumentet etter denne datoen blir utilgjengelig og i praksis slettet. Les mer om dette i retningslinjene for dokumentoppbevaring.

I forbindelse med en rettsprosess, under såkalt discovery (bevisfremleggelse), eller når du gir dokumenter til dine egne rådgivere, kan det være nødvendig å gi advokater eller andre etterforskere tilgang til fortrolige dokumenter. Det er viktig å sikre at bare godkjente dokumenter brukes, og å spore hvilke parter som har hatt tilgang til dem. Dette hindrer effektivt andre i å dra på «fisketur» i informasjonen din, og oppfyller kravene i NIST SP 800-171 til kontrollert tilgang til informasjon. Ved å angi en utløpsdato for informasjonen kan du dessuten raskt trekke tilbake tilgangen når det er nødvendig.

HelpRange er «neste generasjons datarom for dokumentbeskyttelse og analyse». HelpRange er en banebrytende plattform for virtuelle datarom med tilgangskontroll for dokumenter og grundig analyse, som gir deg full kontroll over dokumentene dine og detaljert innsikt i hvordan de brukes.