Kepatuhan Regulasi Dokumen: Mengamankan Informasi Sensitif

Dulu, perusahaan biasa membagikan informasi rahasia seperti strategi rapat direksi kepada pihak eksternal melalui dokumen kertas atau email tanpa banyak memperhatikan keamanan. Tanggung jawab atas pelanggaran keamanan pun sering dibebankan kepada penerima, sementara perusahaan melepaskan diri dari segala tanggung jawab. Sebaliknya, kini badan pengatur menuntut perusahaan bertanggung jawab atas perlindungan informasi rahasia, dan auditor menyarankan agar dewan direksi bersikap waspada dalam melindungi informasi. Berbagai undang-undang, termasuk Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), dan NIST SP 800-171, diberlakukan untuk menjamin perlindungan informasi sensitif. Perusahaan perlu menyadari pentingnya mengamankan informasi rahasia dan mematuhi peraturan yang berlaku agar terhindar dari tanggung jawab hukum.

Fitur keamanan dokumen kami memungkinkan Anda membatasi akses informasi hanya untuk pihak yang berwenang dan memberikan bukti bahwa informasi tersebut tidak diakses atau digunakan oleh orang lain. Dengan begitu, Anda dapat menunjukkan keandalan dan keamanan proses bisnis Anda, yang lebih efektif daripada hanya mengandalkan enkripsi. Dengan enkripsi, begitu informasi didekripsi, pengguna dapat dengan mudah menyebarkannya kepada orang lain.

Melalui fitur keamanan dan kontrol dokumen kami, Anda dapat membuktikan siapa saja yang terdaftar untuk mengakses informasi tertentu dan siapa yang tidak, terlepas dari status otorisasinya. Selain itu, jika diperlukan, Anda dapat menunjukkan kapan dokumen tertentu diakses dan dari lokasi mana. Seluruh aktivitas pencetakan dokumen juga dapat dipantau dan dicatat.

Dalam situasi tertentu, ada kewajiban hukum untuk menyimpan informasi selama jangka waktu tertentu, sering kali 1 atau 2 tahun, dan setelah itu informasi boleh dimusnahkan. Namun, penting untuk memastikan informasi benar-benar dimusnahkan tepat waktu dan tidak dapat dipulihkan dari cadangan atau salinan pribadi. Dengan DRM dokumen HelpRange, Anda dapat menetapkan tanggal berakhir untuk setiap dokumen, sehingga setelah tanggal tersebut dokumen tidak dapat diakses dan secara efektif telah dimusnahkan. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat pedoman retensi dokumen.

Dalam proses hukum yang dikenal sebagai discovery, atau saat memberikan dokumen kepada penasihat Anda sendiri, Anda mungkin perlu memberikan akses ke dokumen istimewa (privileged) kepada pengacara atau penyelidik lain. Penting untuk memastikan hanya dokumen yang diizinkan yang digunakan dan melacak pihak mana saja yang telah mengaksesnya. Pendekatan ini secara efektif mencegah pihak lain melakukan "fishing trip" atau penelusuran acak terhadap informasi Anda, serta sesuai dengan ketentuan NIST SP 800-171 tentang kontrol akses informasi. Selain itu, dengan menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk informasi, Anda dapat segera mencabut akses bila diperlukan.

HelpRange adalah "Data Room Generasi Baru untuk Perlindungan & Analitik Dokumen". HelpRange adalah platform virtual data room mutakhir untuk kontrol akses dokumen dan analitik mendalam, sehingga Anda dapat mengelola dokumen dengan lebih baik dan memahami cara dokumen tersebut digunakan.