Zgodność dokumentów z przepisami. Ochrona poufnych informacji

Dawniej firmy przekazywały poufne informacje, takie jak strategie omawiane na posiedzeniach zarządu, podmiotom zewnętrznym w formie papierowej lub e-mailem, nie przywiązując większej wagi do bezpieczeństwa. Odpowiedzialność za naruszenia bezpieczeństwa często spoczywała na odbiorcach, a firmy zwalniały się z wszelkiej odpowiedzialności. Dziś organy regulacyjne rozliczają firmy z ochrony poufnych informacji, a audytorzy zalecają zarządom czujne podejście do ochrony informacji. Ochronę poufnych informacji zapewniają m.in. takie przepisy jak Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) oraz NIST SP 800-171. Firmy muszą rozumieć, jak ważne jest zabezpieczenie poufnych informacji, i przestrzegać odpowiednich przepisów, aby uniknąć odpowiedzialności.

Nasza funkcja ochrony dokumentów pozwala ograniczyć dostęp do informacji wyłącznie do osób upoważnionych i dostarcza dowód, że nikt inny nie otwierał ani nie wykorzystywał tych informacji. Dzięki temu możesz wykazać niezawodność i bezpieczeństwo swoich procesów biznesowych – skuteczniej niż przy samym szyfrowaniu. Przy szyfrowaniu, gdy informacje zostaną odszyfrowane, użytkownicy mogą je łatwo przekazać dalej.

Dzięki zabezpieczeniom i kontroli nad dokumentami możesz wykazać, które osoby zarejestrowały się, aby uzyskać dostęp do określonych informacji, a które nie – niezależnie od posiadanych uprawnień. W razie potrzeby możesz też wykazać, kiedy i z jakiej lokalizacji otwierano poszczególne dokumenty. Ponadto każde drukowanie dokumentu może być monitorowane i rejestrowane.

W niektórych sytuacjach prawo wymaga przechowywania informacji przez określony czas, często 1 lub 2 lata, po którym można je zniszczyć. Kluczowe jest jednak, aby informacje zostały zniszczone we właściwym momencie i nie dało się ich odzyskać z kopii zapasowych ani prywatnych kopii. Dzięki DRM dokumentów w HelpRange możesz ustawić datę końcową dla każdego dokumentu – po jej upływie dokument staje się niedostępny i jest w praktyce zniszczony. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w wytycznych dotyczących przechowywania dokumentów.

W ramach postępowania prawnego, tzw. discovery, lub przekazując dokumenty własnym doradcom, może zajść potrzeba udostępnienia dokumentów objętych tajemnicą prawnikom lub innym śledczym. Ważne jest, aby wykorzystywane były wyłącznie dokumenty objęte zgodą, oraz śledzić, które strony miały do nich dostęp. Takie podejście skutecznie uniemożliwia innym „wyprawy na ryby” po Twoich informacjach i jest zgodne z wymaganiami NIST SP 800-171 dotyczącymi kontrolowanego dostępu do informacji. Ponadto, ustawiając datę wygaśnięcia informacji, możesz w razie potrzeby natychmiast cofnąć dostęp.

HelpRange to „data room nowej generacji do ochrony i analityki dokumentów”. HelpRange to nowoczesna platforma wirtualnego data roomu, która zapewnia kontrolę dostępu do dokumentów i szczegółową analitykę, dając Ci pełną kontrolę nad dokumentami i wgląd w sposób ich wykorzystania.