Tuân thủ quy định về tài liệu: bảo mật thông tin nhạy cảm

Trước đây, doanh nghiệp thường chia sẻ thông tin bảo mật như chiến lược họp hội đồng quản trị với các bên bên ngoài qua tài liệu giấy hoặc email mà ít chú trọng đến bảo mật. Hơn nữa, trách nhiệm về các vụ vi phạm bảo mật thường bị đẩy sang bên nhận, còn công ty thì tự miễn mọi trách nhiệm. Ngược lại, ngày nay các cơ quan quản lý buộc doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin bảo mật, và kiểm toán viên khuyến nghị ban điều hành áp dụng cách tiếp cận cảnh giác trong việc bảo vệ thông tin. Nhiều đạo luật, bao gồm Sarbanes-Oxley (SOX), Đạo luật Gramm-Leach-Bliley (GLBA), Đạo luật về Trách nhiệm giải trình và Cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) và NIST SP 800-171, được ban hành để đảm bảo bảo vệ thông tin nhạy cảm. Doanh nghiệp cần nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin và tuân thủ các quy định liên quan để tránh phải chịu trách nhiệm pháp lý.

Tính năng bảo mật tài liệu của chúng tôi cho phép bạn giới hạn quyền truy cập thông tin chỉ cho những người được ủy quyền và cung cấp bằng chứng rằng thông tin không bị bất kỳ ai khác truy cập hay sử dụng. Nhờ đó, bạn có thể chứng minh độ tin cậy và an toàn của quy trình kinh doanh, hiệu quả hơn so với chỉ dựa vào mã hóa. Với mã hóa, một khi thông tin đã được giải mã, người dùng có thể dễ dàng phát tán nó cho người khác.

Với các tính năng bảo mật và kiểm soát tài liệu của chúng tôi, bạn có thể chứng minh những ai đã đăng ký truy cập một thông tin nhất định và những ai không, bất kể họ có được ủy quyền hay không. Ngoài ra, khi cần, bạn còn có thể chứng minh thời điểm một tài liệu cụ thể được truy cập cũng như địa điểm truy cập. Hơn nữa, mọi hoạt động in tài liệu đều có thể được giám sát và ghi lại.

Trong một số trường hợp, pháp luật yêu cầu lưu giữ thông tin trong một thời hạn nhất định, thường là 1 hoặc 2 năm, và sau thời hạn này thông tin có thể được tiêu hủy. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo thông tin được tiêu hủy đúng thời điểm và không thể khôi phục từ bản sao lưu hay bản sao cá nhân. Với DRM tài liệu của HelpRange, bạn có thể đặt ngày kết thúc cho từng tài liệu, đảm bảo rằng sau ngày này tài liệu sẽ không thể truy cập và coi như đã bị tiêu hủy. Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo hướng dẫn lưu giữ tài liệu.

Trong thủ tục pháp lý gọi là discovery (tiết lộ chứng cứ), hoặc khi cung cấp tài liệu cho cố vấn của chính bạn, bạn có thể cần cấp quyền truy cập tài liệu đặc quyền cho luật sư hoặc các điều tra viên khác. Điều quan trọng là đảm bảo chỉ những tài liệu được phép mới được sử dụng và theo dõi bên nào đã truy cập chúng. Cách làm này ngăn chặn hiệu quả việc người khác "dò tìm tràn lan" trong thông tin của bạn, đồng thời tuân thủ quy định của NIST SP 800-171 về kiểm soát truy cập thông tin. Ngoài ra, bằng cách đặt ngày hết hạn cho thông tin, bạn có thể nhanh chóng thu hồi quyền truy cập khi cần.

HelpRange là "phòng dữ liệu thế hệ mới để bảo vệ và phân tích tài liệu". HelpRange là nền tảng phòng dữ liệu ảo tiên tiến, cung cấp khả năng kiểm soát truy cập tài liệu và phân tích chuyên sâu, giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả hơn và nắm rõ cách tài liệu được sử dụng.