Соответствие нормативным требованиям для документов. Защита конфиденциальной информации

Раньше компании передавали конфиденциальную информацию, например стратегии совета директоров, внешним сторонам в бумажном виде или по электронной почте, почти не заботясь о безопасности. Ответственность за утечки часто возлагалась на получателей, а компании снимали с себя всякую ответственность. Сегодня же регулирующие органы требуют от компаний защищать конфиденциальную информацию, а аудиторы рекомендуют правлениям уделять её защите самое пристальное внимание. Защиту конфиденциальной информации обеспечивают различные законы, в том числе закон Сарбейнса — Оксли (SOX), закон Грэмма — Лича — Блайли (GLBA), закон о переносимости и подотчётности медицинского страхования (HIPAA) и NIST SP 800-171. Компаниям важно осознавать необходимость защиты конфиденциальной информации и соблюдать соответствующие нормы, чтобы избежать ответственности.

Наша функция защиты документов позволяет предоставлять доступ к информации только уполномоченным лицам и подтверждать, что никто другой её не открывал и не использовал. Так вы можете доказать надёжность и безопасность своих бизнес-процессов — это эффективнее, чем полагаться только на шифрование. Ведь после расшифровки пользователи могут легко передать информацию другим.

Благодаря нашим средствам защиты и контроля документов вы можете подтвердить, какие лица зарегистрировались для доступа к определённой информации, а какие нет, независимо от наличия у них полномочий. Кроме того, при необходимости вы можете показать, когда были открыты те или иные документы и из какого места. Также можно отслеживать и фиксировать любую печать документов.

В некоторых случаях закон обязывает хранить информацию в течение определённого срока, часто 1 или 2 лет, после чего её можно уничтожить. Однако крайне важно, чтобы информация была уничтожена вовремя и её нельзя было восстановить из резервных или личных копий. С DRM для документов от HelpRange вы можете задать дату окончания действия каждого документа — после неё документ станет недоступен и фактически будет уничтожен. Подробнее об этом читайте в рекомендациях по хранению документов.

В ходе судебного процесса, в рамках так называемого раскрытия доказательств (discovery), или при передаче документов собственным консультантам вам может потребоваться предоставить юристам или другим проверяющим доступ к документам, защищённым адвокатской тайной. Важно, чтобы использовались только разрешённые документы, и отслеживать, кто получил к ним доступ. Такой подход надёжно защищает вашу информацию от «рыбалки» посторонних и соответствует требованиям NIST SP 800-171 к контролируемому доступу к информации. Кроме того, задав срок действия информации, вы сможете оперативно отозвать доступ, когда это потребуется.

HelpRange — «Комната данных нового поколения для защиты и аналитики документов». HelpRange — это передовая платформа виртуальной комнаты данных с контролем доступа к документам и подробной аналитикой, которая обеспечивает эффективное управление документами и глубокое понимание того, как с ними работают.