Asiakirjojen säädöstenmukaisuus. Arkaluonteisten tietojen suojaaminen

Aiemmin yritykset jakoivat luottamuksellisia tietoja, kuten hallituksen strategioita, ulkopuolisille osapuolille paperiasiakirjoina tai sähköpostitse juurikaan tietoturvaa miettimättä. Vastuu tietoturvaloukkauksista sälytettiin usein vastaanottajille, ja yritykset vapauttivat itsensä kaikesta vastuusta. Nykyään sääntelyviranomaiset sen sijaan pitävät yrityksiä vastuussa luottamuksellisten tietojen suojaamisesta, ja tilintarkastajat suosittelevat johdolle valppautta tietosuojassa. Arkaluonteisten tietojen suojaamisesta säädetään useissa laeissa, kuten Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ja NIST SP 800-171. Yritysten on tärkeää ymmärtää luottamuksellisten tietojen suojaamisen merkitys ja noudattaa asiaankuuluvia säännöksiä välttääkseen vastuun.

Asiakirjojen suojausominaisuutemme avulla voit rajata pääsyn tietoihin vain valtuutetuille henkilöille ja todistaa, ettei kukaan muu ole avannut tai käyttänyt niitä. Näin voit osoittaa liiketoimintaprosessiesi luotettavuuden ja turvallisuuden – tämä on tehokkaampaa kuin pelkkään salaukseen luottaminen. Salauksessa käyttäjät voivat nimittäin helposti jakaa tiedot eteenpäin, kun ne on kerran purettu.

Asiakirjojen suojaus- ja hallintakeinojemme avulla voit osoittaa, ketkä henkilöt ovat rekisteröityneet saadakseen pääsyn tiettyihin tietoihin ja ketkä eivät, riippumatta heidän käyttöoikeuksistaan. Lisäksi voit tarvittaessa osoittaa, milloin tiettyjä asiakirjoja on avattu ja mistä. Myös kaikkea asiakirjojen tulostamista voidaan seurata ja kirjata.

Joissakin tilanteissa laki velvoittaa säilyttämään tietoja tietyn ajan, usein 1 tai 2 vuotta, minkä jälkeen ne voidaan hävittää. On kuitenkin ratkaisevan tärkeää varmistaa, että tiedot hävitetään oikeaan aikaan eikä niitä voi palauttaa varmuuskopioista tai henkilökohtaisista kopioista. HelpRangen asiakirja-DRM:n avulla voit asettaa jokaiselle asiakirjalle päättymispäivän, minkä jälkeen asiakirja on saavuttamaton ja käytännössä hävitetty. Lisätietoja aiheesta löydät asiakirjojen säilytysohjeista.

Oikeudenkäynnin yhteydessä, niin sanotussa discovery-menettelyssä (todisteiden esittämisessä), tai kun toimitat asiakirjoja omille neuvonantajillesi, saatat joutua antamaan asianajajille tai muille tutkijoille pääsyn luottamuksellisiin asiakirjoihin. On tärkeää varmistaa, että vain hyväksyttyjä asiakirjoja käytetään, ja seurata, mitkä osapuolet ovat avanneet ne. Näin estät tehokkaasti muita tekemästä ”kalastusretkiä” tietoihisi ja noudatat NIST SP 800-171 -ohjeiden vaatimuksia tietojen hallitusta käytöstä. Lisäksi asettamalla tiedoille vanhenemispäivän voit perua pääsyn nopeasti tarvittaessa.

HelpRange on ”seuraavan sukupolven datahuone asiakirjojen suojaukseen ja analytiikkaan”. HelpRange on edistyksellinen virtuaalinen datahuonealusta, joka tarjoaa asiakirjojen käyttöoikeuksien hallinnan ja syvällisen analytiikan – näin hallitset asiakirjojasi tehokkaasti ja näet tarkasti, miten niitä käytetään.