Näin rajoitat PDF-tiedoston käyttöoikeutta

Kun PDF-tiedosto on lähtenyt tietokoneeltasi, itse tiedostoa ei voi enää hallita: salasanan voi jakaa eteenpäin ja käyttöoikeusasetukset voi poistaa. Jotta käyttöoikeutta voi todella rajoittaa, tiedosto on pidettävä palvelimella ja jaettava linkki suojattuun katseluohjelmaan. Silloin päätät itse, kuka voi avata sen, mitä sillä saa tehdä ja kuinka kauan – ja voit muuttaa mieltäsi lähettämisen jälkeen.

PDF:n rajoittamisen tavat vertailussa

Menetelmä	Kuka voi avata	Estää lataamisen / tulostamisen	Peruminen lähettämisen jälkeen	Näet, kuka luki sen
Tiedoston avaamissalasana	Kuka tahansa, jolla on salasana	Ei	Ei	Ei
Käyttöoikeussalasana (Acrobat, Esikatselu)	Kuka tahansa, jolla on tiedosto	Heikko: usein ohitetaan tai poistetaan	Ei	Ei
Google Drive- / Dropbox- / OneDrive-linkki	Linkki tai nimetyt tilit	Osittain (katsojat voivat yhä ottaa kuvakaappauksia; asetukset vaihtelevat)	Kyllä	Rajoitettu
Työpöydän DRM (vaatii lisäosan tai sovelluksen)	Lisensoidut laitteet	Kyllä	Kyllä	Jonkin verran
Linkki suojattuun katseluohjelmaan (HelpRange)	Tietyt sähköpostiosoitteet, salasana, IP-osoitteet	Kyllä	Kyllä, välittömästi	Kyllä, sivu sivulta

Salasanasuojaus on edelleen hyödyllinen tiedostoille, jotka on pakko lähettää liitteenä – katso näin suojaat PDF:n salasanalla – mutta se suojaa tiedostoa siirron aikana, se ei ole käyttöoikeuksien hallintaa.

Rajaa, kuka voi avata PDF:n

• Salli vain tietyt sähköpostiosoitteet ja halutessasi sähköpostivahvistus: katsoja vahvistaa osoitteensa ennen kuin dokumentti avautuu.
• Vaadi sähköpostiosoite katselua varten, kun jaat laajemmin (esimerkiksi liidimagneetin tai julkisen datahuoneen), jotta jokainen katselukerta yhdistyy tiettyyn henkilöön.
• Lisää linkkiin salasana toiseksi tunnistustekijäksi.
• Rajoita IP-osoitteen mukaan, jotta pääsy sallitaan vain toimistolta tai VPN:n kautta.
• Salli vain yksi katsoja kerrallaan, jotta koko tiimi ei voi käyttää yhtä kutsua samanaikaisesti.

Tee PDF:stä vain luettava (ei lataamista, tulostamista tai kopiointia)

”Ei tulostusta” -asetus PDF:n käyttöoikeuksissa on vain pyyntö, jonka monet PDF-lukijat jättävät huomiotta. Suojatussa katseluohjelmassa vastaanottaja ei koskaan saa itse tiedostoa, joten rajoitukset todella pitävät:

• Estä lataaminen – PDF:ää voi lukea vain selaimessa.
• Estä tulostaminen.
• Kuvakaappaussuojaus – HelpRangen katseluohjelma vaikeuttaa näytön tallentamista.
• Rajoita katselukertojen määrää, kun arkaluonteiseen tiedostoon annetaan kertakäyttöinen pääsy.

Lisää: estä PDF-dokumenttien tulostaminen ja lataaminen ja lukitse PDF muokkaukselta.

Estä edelleenlähetys ja vuodot

• Estä edelleenlähetys – linkki toimii vain selaimessa, jossa se avattiin ensimmäisen kerran, joten edelleenlähetetty linkki hylätään.
• Dynaaminen vesileima, jossa katsojan sähköpostiosoite näkyy jokaisella sivulla. Kameralla kuvaamista ei voi kukaan tehdä mahdottomaksi, mutta vesileimasta näkee tarkalleen, kuka kopion vuoti – ja se on vahva pelote.
• Ilmoitukset dokumentin avaamisesta, jotta odottamaton käyttö näkyy heti.

Lue lisää: näin estät PDF:n edelleenlähettämisen.

Rajaa käyttöoikeus ajallisesti ja peru se

• Vanhenemispäivä – linkki lakkaa toimimasta määrättynä päivänä, esimerkiksi kun tarjous tai due diligence -jakso päättyy.
• Peru käyttöoikeus milloin tahansa – yhdellä napsautuksella, yhdeltä vastaanottajalta tai kaikilta.
• Päivitä dokumentti lähettämisen jälkeen – vaihda hinnasto tai sopimus, niin kaikki linkin saaneet näkevät uuden version; vanhentuneet kopiot eivät kierrä.

Katso, kuka on avannut PDF:n

Käyttöoikeuden rajoittaminen on puolet työstä; toinen puoli on tietää, mitä tapahtui. Jokaisesta katsojasta HelpRange näyttää:

• milloin hän avasi dokumentin, mistä IP-osoitteesta ja maasta sekä minkä viittauslinkin kautta
• mitä sivuja hän luki ja kuinka kauan, lämpökarttojen kera
• epäonnistuneet tai hylätyt pääsyyritykset

Katso: näin seuraat PDF-dokumentteja.

Näin rajoitat PDF:n käyttöoikeutta HelpRangessa vaihe vaiheelta

1. Luo HelpRange-tili ja lataa PDF-tiedostosi (myös Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostot toimivat).
2. Luo linkki dokumenttiin.
3. Valitse linkin asetuksista, kuka voi avata sen: tietyt sähköpostiosoitteet, pakollinen sähköpostiosoite, salasana, IP-osoitteet.
4. Poista lataaminen ja tulostaminen käytöstä, ota vesileima käyttöön ja tarvittaessa kuvakaappaussuojaus ja katseluraja.
5. Aseta vanhenemispäivä.
6. Lähetä linkki sähköpostilla tai chatissa liitteen sijaan.
7. Seuraa analytiikkaa ja peru tai muuta käyttöoikeutta aina tarvittaessa.

Kun dokumentteja ja ulkopuolisia osapuolia on paljon kerralla – rahoituskierrokset, M&A, due diligence – kokoa ne virtuaaliseen datahuoneeseen, jossa on samat hallintakeinot.

Yleisiä käyttötapauksia

• Sijoittajaesitykset ja datahuoneet – jaa nimetyille sijoittajille, näe, kuka luki talousluvut, ja peru pääsy, kun kierros sulkeutuu.
• Sopimukset ja tarjoukset – vain katselu, vanhenee tarjouksen mukana.
• Hallituksen ja HR:n dokumentit – vain tietyille henkilöille, ei lataamista.
• Maksulliset raportit, kurssit ja e-kirjat – estä asiakkaita jakamasta tiedostoa. Katso suojaa kurssit piratismilta.
• Tekniset piirustukset ja hinnastot – kumppanikohtainen vesileima, päivitys ilman uudelleenlähetystä.

UKK

Miten rajoitan PDF:n käyttöoikeutta?

Jaa PDF suojattuna linkkinä liitteen sijaan, salli vain tietyt sähköpostiosoitteet, lisää salasana ja vanhenemispäivä, estä lataaminen ja tulostaminen ja säilytä mahdollisuus perua käyttöoikeus. Pelkkää PDF-tiedoston salasanaa ei voi ottaa takaisin, kun se on kerran jaettu.

Voinko tehdä PDF:stä vain luettavan?

PDF:n käyttöoikeusasetuksilla voi pyytää lukijaa olemaan tulostamatta tai kopioimatta, mutta monet sovellukset ohittavat ne. Luotettava vain luettava PDF näytetään suojatussa verkkokatseluohjelmassa, jossa lataaminen ja tulostaminen on estetty, joten vastaanottaja ei koskaan saa itse tiedostoa.

Voinko perua PDF:n käyttöoikeuden lähettämisen jälkeen?

Vain jos jaoit sen linkkinä dokumenttiin, jota hallitset edelleen. HelpRangessa voit milloin tahansa perua linkin, vaihtaa sen salasanan tai vanhenemispäivän tai korvata tiedoston; sähköpostin liitteenä lähetettyä tiedostoa ei voi kutsua takaisin.

Miten estän PDF:n edelleenlähettämisen?

Rajaa linkki vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen sähköpostivahvistuksella, estä edelleenlähetys, jotta linkki toimii vain selaimessa, jossa se avattiin ensimmäisen kerran, ja lisää vesileima katsojan sähköpostiosoitteella, mikä hillitsee kuvakaappausten ja valokuvien ottamista.