Regelefterlevnad för dokument. Skydda känslig information

Tidigare delade företag konfidentiell information, till exempel styrelsens strategier, med externa parter via pappersdokument eller e-post utan större hänsyn till säkerheten. Ansvaret för säkerhetsincidenter lades ofta på mottagarna, och företagen friskrev sig från allt ansvar. I dag håller tillsynsmyndigheterna i stället företagen ansvariga för att skydda konfidentiell information, och revisorer rekommenderar att ledningen är vaksam när det gäller informationsskydd. Flera lagar, bland annat Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) och NIST SP 800-171, finns för att säkerställa skyddet av känslig information. Det är viktigt att företag inser vikten av att skydda konfidentiell information och följer relevanta regelverk för att undvika ansvar.

Med vår funktion för dokumentsäkerhet kan du begränsa åtkomsten till information till enbart behöriga personer och bevisa att ingen annan har öppnat eller använt informationen. På så sätt kan du visa att dina affärsprocesser är tillförlitliga och säkra, vilket är effektivare än att enbart förlita sig på kryptering. Med kryptering kan användarna nämligen enkelt sprida informationen vidare när den väl har dekrypterats.

Med våra funktioner för dokumentsäkerhet och dokumentkontroll kan du visa vilka personer som registrerat sig för att få åtkomst till viss information och vilka som inte gjort det, oavsett behörighet. Du kan också vid behov visa när vissa dokument öppnades och varifrån. Dessutom kan all utskrift av dokument övervakas och loggas.

I vissa fall finns en lagstadgad skyldighet att spara information under en viss tid, ofta 1 eller 2 år, varefter informationen får förstöras. Det är dock avgörande att informationen förstörs vid rätt tidpunkt och inte kan återställas från säkerhetskopior eller privata kopior. Med HelpRange dokument-DRM kan du ange ett slutdatum för varje dokument, vilket garanterar att dokumentet efter detta datum blir otillgängligt och i praktiken förstört. Mer information finns i riktlinjerna för dokumentlagring.

Vid en rättsprocess, under så kallad discovery (bevisupptagning), eller när du lämnar dokument till dina egna rådgivare kan du behöva ge advokater eller andra utredare åtkomst till sekretesskyddade dokument. Det är viktigt att säkerställa att endast godkända dokument används och att spåra vilka parter som har öppnat dem. På så sätt förhindrar du effektivt att andra gör ”fisketurer” i din information, och du uppfyller kraven i NIST SP 800-171 på kontrollerad åtkomst till information. Genom att ange ett utgångsdatum för informationen kan du dessutom snabbt återkalla åtkomsten när det behövs.

HelpRange är ”nästa generations datarum för dokumentskydd och analys”. HelpRange är en banbrytande plattform för virtuella datarum med åtkomstkontroller för dokument och djupgående analys, som ger dig full kontroll över dina dokument och detaljerad insikt i hur de används.