Regulatorna usklađenost dokumenata. Zaštita osjetljivih informacija

Nekada su tvrtke povjerljive informacije, poput strategija sa sjednica uprave, dijelile s vanjskim stranama u papirnatom obliku ili e-poštom, ne vodeći mnogo računa o sigurnosti. Odgovornost za sigurnosne incidente često se prebacivala na primatelje, a tvrtke su se oslobađale svake odgovornosti. Danas, naprotiv, regulatorna tijela smatraju tvrtke odgovornima za zaštitu povjerljivih informacija, a revizori upravama preporučuju budan pristup zaštiti informacija. Zaštitu osjetljivih informacija osiguravaju razni zakoni, među ostalim Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) i NIST SP 800-171. Tvrtke moraju prepoznati važnost zaštite povjerljivih informacija i poštivati relevantne propise kako bi izbjegle odgovornost.

Naša funkcija zaštite dokumenata omogućuje Vam da pristup informacijama ograničite samo na ovlaštene osobe i pruža dokaz da im nitko drugi nije pristupio niti ih koristio. Tako možete dokazati pouzdanost i sigurnost svojih poslovnih procesa, što je učinkovitije od oslanjanja samo na enkripciju. Kod enkripcije korisnici, nakon što informacije dešifriraju, mogu ih lako proslijediti drugima.

Zahvaljujući zaštiti i kontrolama dokumenata možete dokazati koje su se osobe registrirale za pristup određenim informacijama, a koje nisu, bez obzira na njihove ovlasti. Po potrebi možete dokazati i kada se pristupilo pojedinim dokumentima te s koje lokacije. Osim toga, svaki ispis dokumenta može se pratiti i bilježiti.

U nekim situacijama postoji zakonska obveza čuvanja informacija tijekom određenog razdoblja, često 1 ili 2 godine, nakon čega se informacije smiju uništiti. Ključno je, međutim, osigurati da se informacije unište u pravom trenutku i da ih nije moguće vratiti iz sigurnosnih ni osobnih kopija. Uz HelpRange DRM za dokumente možete za svaki dokument postaviti datum isteka – nakon tog datuma dokument postaje nedostupan i zapravo uništen. Više o toj temi pročitajte u smjernicama za čuvanje dokumenata.

U sklopu pravnog postupka, tzv. discoveryja, ili pri dostavi dokumenata vlastitim savjetnicima, možda ćete morati omogućiti pristup povlaštenim dokumentima odvjetnicima ili drugim istražiteljima. Važno je osigurati da se koriste samo odobreni dokumenti i pratiti koje su im strane pristupile. Takav pristup učinkovito sprječava druge da „pecaju” po Vašim informacijama i usklađen je sa zahtjevima NIST SP 800-171 o kontroliranom pristupu informacijama. Osim toga, postavljanjem datuma isteka informacija možete po potrebi odmah opozvati pristup.

HelpRange je „podatkovna soba nove generacije za zaštitu i analitiku dokumenata”. HelpRange je napredna platforma virtualne podatkovne sobe za kontrolu pristupa dokumentima i detaljnu analitiku, koja vam osigurava vrhunsko upravljanje dokumentima i uvid u njihovu upotrebu.