Conformidade regulatória de documentos: proteção de informações confidenciais

Antigamente, as empresas compartilhavam informações confidenciais, como estratégias de reuniões do conselho, com terceiros por meio de documentos em papel ou e-mail, sem grande preocupação com a segurança. A responsabilidade por violações de segurança costumava recair sobre os destinatários, e as empresas se isentavam de qualquer responsabilidade. Hoje, ao contrário, os órgãos reguladores responsabilizam as empresas pela proteção das informações confidenciais, e os auditores recomendam que os conselhos de administração adotem uma postura vigilante em relação à proteção da informação. Diversas leis, como a Sarbanes-Oxley (SOX), a Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), a Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e o NIST SP 800-171, existem para garantir a proteção de informações confidenciais. É essencial que as empresas reconheçam a importância de proteger informações confidenciais e cumpram as regulamentações aplicáveis para evitar responsabilidades.

Nosso recurso de segurança de documentos permite limitar o acesso às informações apenas a pessoas autorizadas e comprovar que ninguém mais as acessou ou utilizou. Assim, você demonstra a confiabilidade e a segurança dos seus processos de negócios, de forma mais eficaz do que dependendo apenas da criptografia. Com a criptografia, depois que as informações são descriptografadas, os usuários podem distribuí-las facilmente para outras pessoas.

Com nossos recursos de segurança e controle de documentos, você pode comprovar quais pessoas se cadastraram para acessar determinadas informações e quais não, independentemente de sua autorização. Além disso, se necessário, você pode demonstrar quando determinados documentos foram acessados e de onde. Também é possível monitorar e registrar qualquer impressão de documentos.

Em determinadas situações, há a obrigação legal de manter informações por um período específico, geralmente 1 ou 2 anos, após o qual elas podem ser descartadas. Porém, é crucial garantir que as informações sejam destruídas no momento certo e não possam ser recuperadas de backups ou cópias pessoais. Com o DRM de documentos do HelpRange, você define uma data de término para cada documento, garantindo que, após essa data, o documento fique inacessível e seja efetivamente destruído. Para mais informações, consulte as diretrizes de retenção de documentos.

Durante um processo judicial, na fase conhecida como discovery, ou ao fornecer documentos aos seus próprios assessores, pode ser necessário conceder a advogados ou outros investigadores acesso a documentos sigilosos. É importante garantir que apenas documentos autorizados sejam usados e acompanhar quais partes os acessaram. Essa abordagem impede de forma eficaz que terceiros façam "pescarias" nas suas informações e atende às exigências do NIST SP 800-171 sobre acesso controlado à informação. Além disso, ao definir uma data de expiração para as informações, você pode revogar o acesso imediatamente quando necessário.

O HelpRange é o “Data room de nova geração para proteção e análise de documentos”. O HelpRange é uma plataforma de data room virtual de ponta para controle de acesso a documentos e análises aprofundadas, garantindo uma gestão superior e insights detalhados sobre o uso dos seus documentos.