Conformità normativa dei documenti: proteggere le informazioni riservate

In passato le aziende condividevano informazioni riservate, come le strategie discusse nei consigli di amministrazione, con soggetti esterni tramite documenti cartacei o email, prestando poca attenzione alla sicurezza. La responsabilità delle violazioni ricadeva spesso sui destinatari, mentre le aziende si sottraevano a ogni responsabilità. Oggi, invece, le autorità di regolamentazione ritengono le aziende responsabili della protezione delle informazioni riservate e i revisori raccomandano ai consigli di amministrazione un approccio vigile alla tutela delle informazioni. Diverse leggi, tra cui il Sarbanes-Oxley Act (SOX), il Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e NIST SP 800-171, garantiscono la protezione delle informazioni sensibili. È essenziale che le aziende riconoscano l'importanza di proteggere le informazioni riservate e rispettino le normative applicabili per evitare responsabilità.

La nostra funzione di sicurezza dei documenti ti consente di limitare l'accesso alle informazioni alle sole persone autorizzate e di dimostrare che nessun altro vi ha avuto accesso o le ha utilizzate. Così puoi dimostrare l'affidabilità e la sicurezza dei tuoi processi aziendali, in modo più efficace rispetto alla sola crittografia: con la crittografia, una volta decifrate le informazioni, gli utenti possono facilmente distribuirle ad altri.

Grazie alle nostre funzioni di sicurezza e controllo dei documenti, puoi dimostrare quali persone si sono registrate per accedere a determinate informazioni e quali no, indipendentemente dalla loro autorizzazione. Inoltre, se necessario, puoi dimostrare quando sono stati consultati specifici documenti e da quale luogo. Anche ogni attività di stampa può essere monitorata e registrata.

In alcune situazioni la legge impone di conservare le informazioni per un periodo stabilito, spesso 1 o 2 anni, trascorso il quale possono essere eliminate. È però fondamentale assicurarsi che vengano distrutte al momento giusto e che non possano essere recuperate da backup o copie personali. Con il DRM per documenti di HelpRange puoi impostare una data di scadenza per ogni documento: dopo quella data il documento diventa inaccessibile e viene di fatto distrutto. Per maggiori informazioni, consulta le linee guida sulla conservazione dei documenti.

Nell'ambito di un procedimento legale (la cosiddetta discovery), o quando fornisci documenti ai tuoi consulenti, potresti dover concedere ad avvocati o altri investigatori l'accesso a documenti riservati. È importante assicurarsi che vengano utilizzati solo i documenti autorizzati e tenere traccia di quali parti vi hanno avuto accesso. In questo modo impedisci efficacemente ad altri di condurre «battute di pesca» tra le tue informazioni e rispetti le norme NIST SP 800-171 sull'accesso controllato alle informazioni. Inoltre, impostando una data di scadenza, puoi revocare l'accesso tempestivamente quando necessario.

HelpRange è la “Data room di nuova generazione per la protezione e l’analisi dei documenti”. HelpRange è una piattaforma di virtual data room all’avanguardia per il controllo degli accessi ai documenti e analisi approfondite, per una gestione superiore dei tuoi documenti e informazioni dettagliate sul loro utilizzo.