Відповідність документів регуляторним вимогам. Захист конфіденційної інформації

Раніше компанії передавали конфіденційну інформацію, як-от стратегії з засідань правління, стороннім особам у паперовому вигляді чи електронною поштою, майже не дбаючи про безпеку. Відповідальність за порушення безпеки часто покладали на одержувачів, а компанії знімали з себе будь-яку відповідальність. Натомість сьогодні регулятори притягують компанії до відповідальності за захист конфіденційної інформації, а аудитори радять правлінням пильно ставитися до захисту інформації. Захист конфіденційної інформації забезпечують різні закони, зокрема Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) і NIST SP 800-171. Компаніям важливо усвідомлювати значення захисту конфіденційної інформації та дотримуватися відповідних норм, щоб уникнути відповідальності.

Наша функція захисту документів дає змогу обмежити доступ до інформації лише уповноваженими особами й надає докази того, що ніхто інший не мав до неї доступу і не використовував її. Так ви можете продемонструвати надійність і безпеку своїх бізнес-процесів, що ефективніше, ніж покладатися лише на шифрування. Адже після розшифрування користувачі можуть легко передати інформацію іншим.

Завдяки захисту та контролю документів ви можете довести, які особи зареєструвалися для доступу до певної інформації, а які ні, незалежно від їхніх повноважень. За потреби ви також можете показати, коли саме і з якого місця відкривали конкретні документи. Крім того, кожен друк документа можна відстежувати й фіксувати.

У деяких випадках закон зобов'язує зберігати інформацію протягом визначеного строку, часто 1 або 2 роки, після чого її можна знищити. Проте вкрай важливо, щоб інформацію було знищено вчасно і її не можна було відновити з резервних чи особистих копій. Завдяки DRM для документів у HelpRange ви можете встановити кінцеву дату для кожного документа — після неї документ стане недоступним і фактично знищеним. Докладніше про це читайте в настановах щодо зберігання документів.

У межах судового процесу, так званого discovery, або передаючи документи власним радникам, вам може знадобитися надати юристам чи іншим слідчим доступ до привілейованих документів. Важливо забезпечити, щоб використовувалися лише дозволені документи, і відстежувати, які сторони мали до них доступ. Такий підхід ефективно не дає іншим «рибалити» у вашій інформації та відповідає вимогам NIST SP 800-171 щодо контрольованого доступу до інформації. Крім того, встановивши строк дії інформації, ви можете за потреби миттєво відкликати доступ.

HelpRange — це «кімната даних нового покоління для захисту й аналітики документів». HelpRange — сучасна платформа віртуальної кімнати даних із контролем доступу до документів і поглибленою аналітикою, яка забезпечує досконале керування документами та чітке розуміння того, як їх використовують.