Що таке віртуальна кімната даних?

• Продаж компанії, злиття та поглинання – юристи, аудитори й податкові радники покупця вивчають документи до підписання договору купівлі-продажу частки чи акцій.
• Залучення інвестицій – інвестор перевіряє фінанси, структуру власності, договори та інтелектуальну власність.
• Приватизація та продаж активів – Фонд державного майна ще в січні 2020 року запустив віртуальні кімнати даних для об’єктів приватизації.
• Нерухомість – договори оренди, витяги з реєстрів, дозвільна та технічна документація для кількох учасників.
• Фінансування і реструктуризація – документи для банків, кредиторів і радників.
• Наглядова рада – матеріали засідань лише для її членів.

1. Індекс і структура папок – пронумеровані папки: корпоративні документи, фінанси, податки, договори, персонал, інтелектуальна власність, ІТ і персональні дані. Шаблон: чек-лист дью ділідженс.
2. NDA перед доступом – гість підтверджує угоду про конфіденційність до відкриття першого документа.
3. Права доступу – кожен учасник чи радник бачить лише свої папки; доступ можна змінити або відкликати будь-коли.
4. Захист від витоку – водяний знак з e-mail читача, заборона завантаження й друку, строк дії доступу.
5. Q&A – запитання щодо документів в одному місці.
6. Звіт про активність – хто що читав, коли й скільки часу; архів після угоди.

• Документи для дью ділідженс містять персональні дані працівників і клієнтів; провайдер кімнати даних обробляє їх за дорученням компанії – закріпіть це договором.
• Якщо сервери за кордоном, це передача персональних даних іноземним суб’єктам за ст. 29 Закону «Про захист персональних даних»: країни ЄЕП і держави, що підписали Конвенцію 108, вважаються такими, що забезпечують належний захист; для інших потрібна окрема підстава (згода, гарантії володільця тощо).
• Знеособлюйте зарплатні відомості, РНОКПП і паспортні дані на ранніх етапах – покупцю вони рідко потрібні до фінального раунду.
• Просіть сертифікати документально: обсяг ISO 27001, звіт SOC 2.

Ця інформація не є юридичною консультацією. Текст закону: Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI, ст. 29. Де провайдери зберігають дані: порівняння провайдерів.

• NDA перед доступом, вхід за кодом з e-mail, водяний знак з e-mail читача, блокування завантаження, посторінкова аналітика, AI-відповіді на основі документів.
• Документи зашифровані в AWS Франкфурт; застосунок, дані акаунтів і аналітика – в AWS США.
• Ціна за команду: Free 0 $, Pro 39 $/міс (до 3 базових кімнат, без NDA і завантажень від гостей), Unlimited 174 $/міс або 139 $ при оплаті за рік, Deal Room Pass – 199 $ за 90 днів.
• Чесно: поки що немає ISO 27001 і SOC 2; наші заходи – на сторінці безпеки.

Більше: віртуальна кімната даних HelpRange, кімната даних для M&A.