Conformité réglementaire des documents : sécuriser les informations sensibles

Autrefois, les entreprises partageaient des informations confidentielles, comme les stratégies issues des conseils d'administration, avec des tiers sur papier ou par e-mail, sans guère se soucier de la sécurité. La responsabilité des failles de sécurité était souvent rejetée sur les destinataires, et les entreprises se dégageaient de toute responsabilité. Aujourd'hui, au contraire, les autorités de régulation tiennent les entreprises responsables de la protection des informations confidentielles, et les auditeurs recommandent aux conseils d'administration d'adopter une approche vigilante en matière de protection de l'information. Plusieurs lois, dont la loi Sarbanes-Oxley (SOX), le Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) et NIST SP 800-171, encadrent la protection des informations sensibles. Les entreprises doivent prendre la mesure de l'importance de la sécurisation des informations confidentielles et respecter les réglementations applicables pour éviter d'engager leur responsabilité.

Notre fonction de sécurité des documents vous permet de réserver l'accès aux informations aux seules personnes autorisées et de prouver que personne d'autre ne les a consultées ni utilisées. Vous démontrez ainsi la fiabilité et la sécurité de vos processus métier, ce qui est plus efficace que de vous reposer uniquement sur le chiffrement. Avec le chiffrement, une fois les informations déchiffrées, les utilisateurs peuvent facilement les transmettre à d'autres.

Grâce à nos fonctions de sécurité et de contrôle des documents, vous pouvez prouver quelles personnes se sont inscrites pour accéder à certaines informations et lesquelles ne l'ont pas fait, indépendamment de leur autorisation. Vous pouvez également démontrer, si nécessaire, à quel moment des documents précis ont été consultés et depuis quel lieu. Enfin, toute impression de document peut être surveillée et enregistrée.

Dans certaines situations, la loi impose de conserver des informations pendant une durée déterminée, souvent 1 ou 2 ans, au terme de laquelle elles peuvent être supprimées. Il est toutefois crucial de s'assurer qu'elles sont détruites au bon moment et qu'elles ne peuvent pas être récupérées à partir de sauvegardes ou de copies personnelles. Avec le DRM documentaire de HelpRange, vous fixez une date de fin pour chaque document : passé cette date, le document devient inaccessible et est effectivement détruit. Pour en savoir plus, consultez nos recommandations sur la conservation des documents.

Dans le cadre d'une procédure judiciaire de communication de pièces (discovery), ou lorsque vous transmettez des documents à vos propres conseillers, vous pouvez être amené à donner accès à des documents confidentiels à des avocats ou à d'autres enquêteurs. Il est alors important de veiller à ce que seuls les documents autorisés soient utilisés et de savoir quelles parties y ont accédé. Cette approche empêche efficacement les « parties de pêche » dans vos informations et respecte les exigences de NIST SP 800-171 en matière de contrôle d'accès à l'information. En outre, en fixant une date d'expiration, vous pouvez révoquer rapidement l'accès en cas de besoin.

HelpRange est la « Data room nouvelle génération pour la protection et l’analyse de documents ». HelpRange est une plateforme de data room virtuelle de pointe, dédiée au contrôle des accès et à l’analyse approfondie, pour une gestion optimale de vos documents et une vision précise de leur utilisation.