Wie sollten Sie Ihre Architektur-PDFs schützen?
Da immer mehr Architekturdokumente im PDF-Format erstellt und geteilt werden, wird es immer wichtiger, ihre Sicherheit und Integrität zu gewährleisten. PDFs sind ein beliebtes Format für Architekturzeichnungen und Baupläne, weil sie auf jedem Gerät und Betriebssystem exakt gleich aussehen. Gleichzeitig sind PDFs anfällig für Sicherheitsverletzungen, die zum Diebstahl oder Verlust wichtiger und vertraulicher Daten führen können.
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) nutzen
Eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) ist ein rechtliches Dokument, das dem Empfänger untersagt, Informationen ohne Zustimmung des Eigentümers an Dritte weiterzugeben. NDAs sind ein gängiges Mittel zum Schutz vertraulicher Informationen – und sie eignen sich auch zum Schutz Ihres PDF-Dokuments. Bitten Sie Investoren, potenzielle Partner und alle anderen, mit denen Sie Ihr PDF-Dokument teilen, vorab eine NDA zu unterzeichnen.
Drucken und Herunterladen deaktivieren
Die meisten PDF-Editoren bieten eine Option, mit der sich das Drucken und Herunterladen eines Dokuments deaktivieren lässt. Das ist besonders nützlich, wenn Sie ein Dokument online teilen, aber verhindern möchten, dass andere es ausdrucken oder herunterladen. Diese Methode ist jedoch nicht narrensicher: Nutzer können weiterhin Screenshots erstellen oder Tools von Drittanbietern verwenden, um die Inhalte zu extrahieren. Deshalb brauchen Sie ein besseres Werkzeug.
Hosten Sie Ihre Dateien bei HelpRange
Eine der wirksamsten Methoden, die unbefugte Weitergabe Ihrer PDF-Dateien zu verhindern, ist daher das Hosting auf einer sicheren Plattform. Nutzen Sie einen sicheren Datei-Hosting-Dienst wie HelpRange mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Versionierung.
Ein weiterer entscheidender Aspekt der Dokumentensicherheit ist die sichere Aufbewahrung aller Dokumente. Das bedeutet: Dokumente an einem sicheren Ort mit geeigneten Zugriffskontrollen speichern, den Kreis der Personen mit Zugriff möglichst klein halten und regelmäßig Backups aller Dokumente erstellen.
Ein weiterer entscheidender Aspekt der Dokumentensicherheit ist die sichere Aufbewahrung aller Dokumente. Das bedeutet: Dokumente an einem sicheren Ort mit geeigneten Zugriffskontrollen speichern, den Kreis der Personen mit Zugriff möglichst klein halten und regelmäßig Backups aller Dokumente erstellen.
Screenshot-Schutz
Eine der besten Funktionen von HelpRange ist die Möglichkeit, Screenshots Ihrer Dokumente zu verhindern. Dazu aktivieren Sie für das jeweilige Dokument einfach die Option „Screenshot-Schutz“.
Online-Zugriff auf Dokumente per OTP (Einmalpasswort)
Für besonders wirksamen Schutz bietet HelpRange die Möglichkeit, dass Betrachter Ihre Dokumente erst nach erfolgreicher Anmeldung sehen können – die Authentifizierung erfolgt über ihre E-Mail-Adresse.
Verfolgen Sie Ihr Dokument
Behalten Sie den Überblick, mit wem und wann Sie Ihr PDF-Dokument teilen. So erkennen Sie jede unbefugte Nutzung oder Weitergabe. Mit Tools wie HelpRange sehen Sie genau, wer Ihr PDF-Dokument wann angesehen hat.
Weiterleitung deaktivieren
Mit HelpRange können Sie außerdem das Weiterleiten Ihrer PDF an andere Personen unterbinden. Sie müssen diese Option lediglich aktivieren.
Fazit
Mit diesen zentralen Schritten sorgen Sie dafür, dass Ihre Architektur-PDFs sicher und vor Diebstahl oder Verlust geschützt sind. Die Umsetzung dieser Sicherheitsmaßnahmen kostet zwar etwas Zeit und Aufwand, zahlt sich aber langfristig aus – denn sie schützt Ihre wertvollen und vertraulichen Daten.
Entdecken Sie HelpRange
HelpRange ist der „Datenraum der nächsten Generation für Dokumentenschutz & Analytics“. HelpRange ist eine hochmoderne virtuelle Datenraum-Plattform für Zugriffskontrollen und tiefgehende Analysen – für eine überlegene Verwaltung Ihrer Dokumente und fundierte Einblicke in deren Nutzung.