Wie schützt man Dokumente mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern?

Die meisten PDF-Editoren bieten eine Option, mit der sich das Drucken und Herunterladen eines Dokuments deaktivieren lässt. Das ist besonders nützlich, wenn Sie ein Dokument online teilen, aber verhindern möchten, dass andere es ausdrucken oder herunterladen. Diese Methode ist jedoch nicht narrensicher: Nutzer können weiterhin Screenshots erstellen oder Tools von Drittanbietern verwenden, um die Inhalte zu extrahieren. Deshalb brauchen Sie ein besseres Werkzeug.

Eine der wirksamsten Methoden, die unbefugte Weitergabe Ihrer PDF-Dateien zu verhindern, ist daher das Hosting auf einer sicheren Plattform. Nutzen Sie einen sicheren Datei-Hosting-Dienst wie HelpRange mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Versionierung.

Ein weiterer entscheidender Aspekt der Dokumentensicherheit ist die sichere Aufbewahrung aller Dokumente. Das bedeutet: Dokumente an einem sicheren Ort mit geeigneten Zugriffskontrollen speichern, den Kreis der Personen mit Zugriff möglichst klein halten und regelmäßig Backups aller Dokumente erstellen.

Eine der besten Funktionen von HelpRange ist die Möglichkeit, Screenshots Ihrer Dokumente zu verhindern. Dazu aktivieren Sie für das jeweilige Dokument einfach die Option „Screenshot-Schutz“.

Für besonders wirksamen Schutz bietet HelpRange die Möglichkeit, dass Betrachter Ihre Dokumente erst nach erfolgreicher Anmeldung sehen können – die Authentifizierung erfolgt über ihre E-Mail-Adresse.

Behalten Sie den Überblick, mit wem und wann Sie Ihr PDF-Dokument teilen. So erkennen Sie jede unbefugte Nutzung oder Weitergabe. Mit Tools wie HelpRange sehen Sie genau, wer Ihr PDF-Dokument wann angesehen hat.

In vielen Fällen sind Mitarbeitende das schwächste Glied in der Sicherheitskette. Deshalb ist es entscheidend, sie für den Schutz vertraulicher Dokumente zu sensibilisieren und ihnen zu zeigen, wie das geht. Führen Sie regelmäßig Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein durch und stellen Sie sicher, dass alle verstehen, welche Risiken die Weitergabe vertraulicher Informationen an Unbefugte birgt.

Mit HelpRange können Sie außerdem das Weiterleiten Ihrer PDF an andere Personen unterbinden. Sie müssen diese Option lediglich aktivieren.

Der Schutz vertraulicher Dokumente ist unerlässlich, um die Sicherheit und Vertraulichkeit sensibler Informationen zu gewährleisten. Mit diesen Tipps können Sie unbefugten Zugriff und den Diebstahl vertraulicher Dokumente verhindern. Denken Sie daran: Sicherheit ist ein fortlaufender Prozess. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsverfahren regelmäßig, um potenziellen Bedrohungen einen Schritt voraus zu sein.

HelpRange ist der „Datenraum der nächsten Generation für Dokumentenschutz & Analytics“. HelpRange ist eine hochmoderne virtuelle Datenraum-Plattform für Zugriffskontrollen und tiefgehende Analysen – für eine überlegene Verwaltung Ihrer Dokumente und fundierte Einblicke in deren Nutzung.