Đặt mật khẩu cho PDF

Khi nào mật khẩu là công cụ phù hợp

Bảo vệ bằng mật khẩu mã hóa toàn bộ tệp, nên không thể đọc nếu không có mật khẩu – khi mất laptop, khi hộp thư bị xâm nhập, hoặc trong thư mục chia sẻ. Vì vậy nó phù hợp với các tệp phải gửi dưới dạng đính kèm: phiếu lương, tờ khai thuế, thư y tế, hợp đồng gửi cho một người.

Mẹo: dùng mật khẩu khác nhau cho mỗi người nhận hoặc mỗi tài liệu, gửi mật khẩu qua điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin thay vì trong e-mail tiếp theo, và giữ một bản sao của tệp chưa bảo vệ – mật khẩu bị mất không thể khôi phục.

Các giới hạn của nó

• Bất kỳ ai có mật khẩu đều có thể mở, lưu và chuyển tiếp nội dung đã giải mã.
• Quyền “không in” và “không sao chép” được Adobe Reader và hầu hết các trình xem tôn trọng, nhưng một số công cụ bỏ qua chúng.
• Bạn không thể đổi mật khẩu hoặc thu hồi quyền truy cập sau khi gửi.

Nếu bạn cần biết ai đã mở tài liệu hoặc muốn thu hồi quyền truy cập sau này, hãy gửi liên kết có thời hạn hoặc liên kết xác minh e-mail của người đọc thay thế. Để đặt các trường biểu mẫu thành chỉ đọc trước, hãy làm phẳng PDF.

Ví dụ: gửi bảng lương

Hãy bảo vệ PDF bằng mật khẩu như mã nhân viên cộng với một từ bạn thống nhất trực tiếp, bỏ chọn “Allow copying text”, rồi gửi tệp qua e-mail. Chỉ cần nói với nhân viên quy tắc mật khẩu một lần – không phải với mỗi thư. Họ có thể mở và in; bất kỳ ai nhận nhầm e-mail chỉ thấy một tệp đã mã hóa.