የሰነድ ደንብ ተገዢነት። ሚስጥራዊ መረጃን መጠበቅ

ቀደም ሲል ንግዶች እንደ የቦርድ ስብሰባ ስትራቴጂዎች ያሉ ሚስጥራዊ መረጃዎችን ለውጭ ወገኖች በወረቀት ሰነዶች ወይም በኢሜይል ለደህንነት ብዙም ትኩረት ሳይሰጡ ያጋሩ ነበር። ሆኖም የደህንነት ጥሰቶች ኃላፊነት ብዙ ጊዜ በተቀባዮቹ ላይ ይጣል ነበር፤ ኩባንያዎችም ራሳቸውን ከማንኛውም ተጠያቂነት ነፃ ያደርጉ ነበር። በአንጻሩ አሁን የቁጥጥር አካላት ኩባንያዎችን ሚስጥራዊ መረጃን በመጠበቅ ረገድ ተጠያቂ ያደርጋሉ፤ ኦዲተሮችም የአስተዳደር ቦርዶች ለመረጃ ጥበቃ ንቁ አቀራረብ እንዲከተሉ ይመክራሉ። Sarbanes-Oxley (SOX)፣ Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA)፣ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) እና NIST SP 800-171ን ጨምሮ የተለያዩ ሕጎች የሚስጥራዊ መረጃን ጥበቃ ለማረጋገጥ ተቀምጠዋል። ንግዶች ሚስጥራዊ መረጃን የመጠበቅን አስፈላጊነት ተገንዝበው ተጠያቂነትን ለማስወገድ አግባብነት ያላቸውን ደንቦች ማክበራቸው አስፈላጊ ነው።

የሰነድ ደህንነት ባህሪያችን መረጃን ፈቃድ ላላቸው ሰዎች ብቻ እንዲደረስ እንዲገድቡ ያስችልዎታል፤ እንዲሁም መረጃው በሌላ በማንም እንዳልተደረሰ ወይም ጥቅም ላይ እንዳልዋለ ማስረጃ ይሰጣል። ይህ የንግድ ሂደቶችዎን አስተማማኝነትና ደህንነት እንዲያሳዩ ያስችልዎታል፤ ይህም በምስጠራ ላይ ብቻ ከመመካት የበለጠ ውጤታማ ነው። በምስጠራ፣ መረጃው አንዴ ከተፈታ በኋላ ተጠቃሚዎች በቀላሉ ለሌሎች ሊያሰራጩት ይችላሉ።

በሰነድ ደህንነታችንና ቁጥጥሮቻችን አማካኝነት የትኞቹ ሰዎች የተወሰነ መረጃን ለመድረስ እንደተመዘገቡና የትኞቹ እንዳልተመዘገቡ፣ ፈቃዳቸው ምንም ይሁን ምን፣ ማስረጃ ማቅረብ ይችላሉ። በተጨማሪም አስፈላጊ ሲሆን የተወሰኑ ሰነዶች መቼ እንደተደረሱና ከየት እንደተደረሱ ማሳየት ይችላሉ። ከዚህም በላይ ማንኛውም የሰነድ ማተም እንቅስቃሴ ሊከታተልና ሊመዘገብ ይችላል።

በአንዳንድ ሁኔታዎች መረጃን ለተወሰነ ጊዜ፣ ብዙ ጊዜ ለ1 ወይም ለ2 ዓመታት፣ የማቆየት ሕጋዊ ግዴታ አለ፤ ይህ ጊዜ ካለፈ በኋላ መረጃው ሊወገድ ይችላል። ሆኖም መረጃው በተገቢው ጊዜ መጥፋቱንና ከምትኬዎች ወይም ከግል ቅጂዎች መልሶ ማግኘት እንደማይቻል ማረጋገጥ ወሳኝ ነው። በHelpRange የሰነድ DRM ለእያንዳንዱ ሰነድ የማብቂያ ቀን ማስቀመጥ ይችላሉ፤ ይህም ከዚህ ቀን በኋላ ሰነዱ ተደራሽ እንደማይሆንና በተግባር እንደሚጠፋ ያረጋግጣል። በዚህ ርዕስ ላይ ለተጨማሪ መረጃ እባክዎ የሰነድ ማቆያ መመሪያዎችን ይመልከቱ።

discovery ተብሎ የሚታወቀው የሕግ ሂደት አካል ሆኖ ወይም ሰነዶችን ለራስዎ አማካሪዎች ሲያቀርቡ፣ ለጠበቆች ወይም ለሌሎች መርማሪዎች ልዩ መብት ያላቸውን ሰነዶች መዳረሻ መስጠት ሊያስፈልግዎት ይችላል። ፈቃድ ያላቸው ሰነዶች ብቻ ጥቅም ላይ መዋላቸውን ማረጋገጥና የትኞቹ ወገኖች እንደደረሱባቸው መከታተል አስፈላጊ ነው። ይህ አቀራረብ ሌሎች በመረጃዎ ውስጥ "የዓሣ ማጥመድ ጉዞ" እንዳያደርጉ በውጤታማነት ይከላከላል፤ እንዲሁም ቁጥጥር የሚደረግበት የመረጃ መዳረሻን በተመለከተ የNIST SP 800-171 ደንቦችን ያከብራል። በተጨማሪም ለመረጃ የማብቂያ ቀን በማስቀመጥ አስፈላጊ ሲሆን መዳረሻን ወዲያውኑ መሻር ይችላሉ።

HelpRange "ለሰነዶች ጥበቃ እና ትንታኔ የቀጣዩ ትውልድ ዳታ ክፍል" ነው። HelpRange ለሰነድ የመዳረሻ ቁጥጥሮች እና ጥልቅ ትንታኔ የሚያገለግል ዘመናዊ ምናባዊ የዳታ ክፍል መድረክ ሲሆን ለሰነዶችዎ የላቀ አስተዳደር እና የአጠቃቀም ግንዛቤን ያረጋግጣል።