Office dosyasını göndermeden önce kontrol et
Bir Word, Excel veya PowerPoint dosyası bırakın ve alıcının içinde neler bulabileceğini görün – izlenen değişiklikler, yorumlar, gizli sayfalar, konuşmacı notları, adlar – sonra tek tıkla temizleyin.
Nasıl çalışır
Word, Excel veya PowerPoint dosyasını bırakın
Kontrol kendiliğinden başlar ve bir saniye sürer.
Bulguları okuyun
Her bulgu neyin bulunduğunu, nerede olduğunu ve neden önemli olduğunu söyler – en ciddi olanlar önce.
Tek tıkla temizleyin
Yorumlar, adlar ve özel veriler kaldırılır; izlenen değişiklikleri, gizli slaytları veya notları da kaldırmak için işaretleyin.
Temiz meta veriler birinci adımdır. Dosyayı kimin okuduğunu kontrol etmek ikinci adımdır.
HelpRange bağlantıları okuyucunun e-postasını doğrular, her sayfaya filigran ekler ve iptal edilebilir – ve belgeyi kimin açtığını ve hangi sayfaları okuduğunu size gösterir.
En utanç verici sızıntılar saldırılardan değil, eklerden kaynaklanır: izlenen değişikliklerde hâlâ önceki fiyatı taşıyan bir ön protokol, “gerçek” rakamları gizli bir sayfada duran bir model, sunucu notlarıyla dolu bir yatırımcı sunumu. Göndermeden önce yapılan hızlı bir kontrol, bunları hâlâ kaldırılabilirken bulur.
Bulgular ne anlama gelir
- İzlenen değişiklikler silinen her sözcüğü dosyada tutar – önceki fiyatı, çıkarılan bir maddeyi, bir meslektaşınızın ifadesini. Son sürümü göndermeden önce bunları kabul edin.
- Gizli ve çok gizli sayfalar klasik bir hatadır: bir modelin arkasındaki hesaplamalar, bir taban fiyat, diğer teklif verenlerin listesi. Excel çok gizli sayfaları Göster altında listelemez bile.
- Konuşmacı notları .pptx dosyasını gönderdiğinizde sunuyla birlikte gider – PDF gönderin ya da notları kaldırın.
- Diğer dosyalara bağlantılar bilgisayarınızdaki veya ağınızdaki dosyaların adlarını ve klasörlerini gösterir.
Gönderilen her belge için bir alışkanlık
Kontrolü, eklemek üzere olduğunuz dosyanın tam kendisinde çalıştırın – önceki bir kopyasında değil – özellikle ön protokoller, teklifler, finansal modeller, yönetim kurulu sunumları ve birkaç kişinin gözden geçirdiği her belge için. Temizleyicinin sizin yerinize yapamayacaklarını düzeltin: şirket dışına çıkmaması gereken sayfaları, satırları ve sütunları gösterip silin, diğer dosyalara olan bağlantıları kesin (Excel'de Veri › Bağlantıları Düzenle) ve makrolar olmadan kaydedin. Ardından kontrolü bir kez daha çalıştırın. Alıcının belgeyi yalnızca okuması gerekiyorsa PDF ya da indirilemeyen, yalnızca görüntülenebilir bir bağlantı göndermek bu risklerin çoğunu tek seferde ortadan kaldırır.
Office dosyasını göndermeden önce kontrol et – soru
Kontrol neleri arar?
İzlenen değişiklikler ve yorumlar, gizli ve “çok gizli” sayfalar, gizli satırlar ve sütunlar, gizli slaytlar ve konuşmacı notları, dosya özelliklerindeki yazar, son düzenleyen ve şirket, bilgisayarınızdaki veya ağınızdaki dosyalara bağlantılar, gömülü dosyalar, makrolar ve diğer programlardan gelen özel veriler.
“Temizle” neleri kaldırır?
Yorumlar, yazar ve şirket bilgileri ve özel veriler – her zaman. İzlenen değişiklikler yalnızca işaretlediğinizde kabul edilir; gizli slaytlar veya konuşmacı notları da yalnızca işaretlediğinizde kaldırılır. Gizli sayfalar, satırlar ve bağlantılar raporlanır ama Office'te düzeltmeniz için bırakılır, çünkü bunları silmek formülleri bozabilir.
Dosyamı saklıyor musunuz?
Dosya kontrol edilir ve hemen silinir – “Temizle”ye tıklamadığınız sürece: o durumda yeniden yüklemeniz gerekmesin diye en fazla 30 dakika saklanır; temiz kopya da 30 dakika sonra silinir.