Vérifier un fichier Office avant de l’envoyer
Déposez un fichier Word, Excel ou PowerPoint et voyez ce que le destinataire pourrait y trouver – modifications suivies, commentaires, feuilles masquées, notes du présentateur, noms – puis nettoyez-le en un clic.
Comment ça marche
Déposez le fichier Word, Excel ou PowerPoint
La vérification démarre toute seule et prend une seconde.
Lisez les résultats
Chaque résultat indique ce qui a été trouvé, où, et pourquoi c’est important – du plus grave au moins grave.
Nettoyez-le en un clic
Les commentaires, les noms et les données personnalisées sont supprimés ; cochez les modifications suivies, les diapositives masquées ou les notes pour les supprimer aussi.
Nettoyer les métadonnées est la première étape. Contrôler qui lit le fichier est la deuxième.
Les liens HelpRange vérifient l’e-mail du lecteur, filigranent chaque page et peuvent être révoqués – et vous montrent qui a ouvert le document et quelles pages ont été lues.
Les fuites les plus gênantes ne sont pas des piratages mais des pièces jointes : une term sheet avec le prix précédent encore dans les modifications suivies, un modèle avec les « vrais » chiffres sur une feuille masquée, un pitch deck avec les notes du présentateur. Une vérification rapide avant l’envoi les repère tant qu’on peut encore les supprimer.
Ce que signifient les résultats
- Les modifications suivies gardent dans le fichier chaque mot supprimé – le prix précédent, une clause retirée, la formulation d’un collègue. Acceptez-les avant d’envoyer une version finale.
- Les feuilles masquées et très masquées sont un grand classique : les calculs derrière un modèle, un prix plancher, la liste des autres soumissionnaires. Excel ne liste même pas les feuilles très masquées dans Afficher.
- Les notes du présentateur partent avec la présentation quand vous envoyez le .pptx – envoyez un PDF ou supprimez-les.
- Les liens vers d’autres fichiers révèlent les noms et dossiers de fichiers sur votre ordinateur ou votre réseau.
Une routine pour chaque document envoyé
Lancez la vérification sur le fichier exact que vous allez joindre – pas sur une copie antérieure –, surtout pour les term sheets, offres, modèles financiers, présentations au conseil et tout ce qui est passé entre les mains de plusieurs relecteurs. Corrigez ce que l’outil de nettoyage ne peut pas faire à votre place : affichez puis supprimez les feuilles, lignes et colonnes qui ne doivent pas sortir de l’entreprise, rompez les liens vers d’autres fichiers (Données › Modifier les liens dans Excel) et enregistrez sans macros. Puis relancez la vérification. Si le destinataire a seulement besoin de lire le document, lui envoyer un PDF ou un lien en lecture seule non téléchargeable élimine d’un coup la plupart de ces risques.
Vérifier un fichier Office avant de l’envoyer – questions
Que recherche la vérification ?
Les modifications suivies et les commentaires, les feuilles masquées et « très masquées », les lignes et colonnes masquées, les diapositives masquées et les notes du présentateur, l’auteur, le dernier à avoir modifié et la société dans les propriétés du fichier, les liens vers des fichiers sur votre ordinateur ou votre réseau, les fichiers incorporés, les macros et les données personnalisées d’autres programmes.
Que supprime « Nettoyer » ?
Les commentaires, les informations sur l’auteur et la société et les données personnalisées – toujours. Les modifications suivies ne sont acceptées, et les diapositives masquées ou notes du présentateur supprimées, que si vous cochez ces options. Les feuilles, lignes et liens masqués sont signalés mais vous les corrigez vous-même dans Office, car les supprimer pourrait casser des formules.
Conservez-vous mon fichier ?
Le fichier est vérifié puis supprimé immédiatement – sauf si vous cliquez sur « Nettoyer » : il est alors conservé jusqu’à 30 minutes pour ne pas avoir à le renvoyer, et la copie nettoyée est elle aussi supprimée au bout de 30 minutes.