Tarkista Office-tiedosto ennen lähettämistä
Pudota Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedosto ja katso, mitä vastaanottaja voisi siitä löytää – jäljitetyt muutokset, kommentit, piilotetut taulukot, puhujan muistiinpanot, nimet – ja puhdista se sitten yhdellä napsautuksella.
Näin se toimii
Pudota Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedosto
Tarkistus alkaa itsestään ja kestää sekunnin.
Lue havainnot
Jokainen havainto kertoo, mitä löytyi, mistä ja miksi sillä on merkitystä – vakavimmat ensin.
Puhdista yhdellä napsautuksella
Kommentit, nimet ja mukautetut tiedot poistetaan; valitse jäljitetyt muutokset, piilotetut diat tai muistiinpanot, jos haluat poistaa nekin.
Puhtaat metatiedot ovat ensimmäinen askel. Toinen askel on hallita, kuka tiedostoa lukee.
HelpRange-linkit varmentavat lukijan sähköpostin, vesileimaavat jokaisen sivun ja ovat peruutettavissa – ja näyttävät, kuka avasi asiakirjan ja mitä sivuja hän luki.
Useimmat noloimmat vuodot eivät ole tietomurtoja vaan liitteitä: term sheet, jonka jäljitetyissä muutoksissa on yhä aiempi hinta, malli, jonka ”oikeat” luvut ovat piilotetussa taulukossa, pitch deck esittäjän muistiinpanoineen. Nopea tarkistus ennen lähettämistä löytää ne, kun ne voi vielä poistaa.
Mitä havainnot tarkoittavat
- Jäljitetyt muutokset säilyttävät tiedostossa jokaisen poistetun sanan – aiemman hinnan, poistetun ehdon, kollegan muotoilun. Hyväksy ne ennen kuin lähetät lopullisen version.
- Piilotetut ja erittäin piilotetut taulukot ovat klassikko: mallin taustalaskelmat, alin hyväksyttävä hinta, luettelo muista tarjoajista. Excel ei edes näytä erittäin piilotettuja taulukoita Näytä-valikossa.
- Puhujan muistiinpanot kulkevat esityksen mukana, kun lähetät .pptx-tiedoston – lähetä PDF tai poista ne.
- Linkit muihin tiedostoihin paljastavat tietokoneellasi tai verkossasi olevien tiedostojen nimet ja kansiot.
Rutiini jokaiselle lähtevälle asiakirjalle
Tee tarkistus juuri sille tiedostolle, jonka olet liittämässä – ei aiemmalle kopiolle – etenkin term sheeteille, tarjouksille, talousmalleille, hallituksen esityksille ja kaikelle, mikä on kulkenut usean tarkastajan kautta. Korjaa se, mitä puhdistus ei voi tehdä puolestasi: tuo näkyviin ja poista taulukot, rivit ja sarakkeet, joiden ei pidä lähteä yrityksestä, katkaise linkit muihin tiedostoihin (Excelissä Tiedot › Muokkaa linkkejä) ja tallenna ilman makroja. Tee sitten tarkistus vielä kerran. Jos vastaanottajan tarvitsee vain lukea asiakirja, PDF:n tai pelkästään katseltavan, ei ladattavissa olevan linkin lähettäminen poistaa useimmat näistä riskeistä kerralla.
Tarkista Office-tiedosto ennen lähettämistä – kysymykset
Mitä tarkistus etsii?
Jäljitetyt muutokset ja kommentit, piilotetut ja ”erittäin piilotetut” taulukot, piilotetut rivit ja sarakkeet, piilotetut diat ja puhujan muistiinpanot, tiedoston ominaisuuksien tekijä, viimeisin muokkaaja ja yritys, linkit tietokoneesi tai verkkosi tiedostoihin, upotetut tiedostot, makrot sekä muiden ohjelmien mukautetut tiedot.
Mitä ”Puhdista” poistaa?
Kommentit, tekijän ja yrityksen tiedot sekä mukautetut tiedot – aina. Jäljitetyt muutokset hyväksytään ja piilotetut diat tai puhujan muistiinpanot poistetaan vain, jos valitset ne. Piilotetut taulukot, rivit ja linkit raportoidaan, mutta jätetään sinun korjattaviksesi Officessa, koska niiden poistaminen voisi rikkoa kaavoja.
Säilytättekö tiedostoni?
Tiedosto tarkistetaan ja poistetaan heti – paitsi jos napsautat ”Puhdista”: silloin se säilytetään enintään 30 minuuttia, jotta sitä ei tarvitse ladata uudelleen, ja myös puhdistettu kopio poistetaan 30 minuutin kuluttua.