Kagua faili la Office kabla ya kutuma
Achia faili la Word, Excel au PowerPoint na uone mpokeaji angeweza kupata nini ndani yake – mabadiliko yanayofuatiliwa, maoni, laha zilizofichwa, maelezo ya mzungumzaji, majina – kisha lisafishe kwa kubofya mara moja.
Jinsi inavyofanya kazi
Achia faili la Word, Excel au PowerPoint
Ukaguzi huanza wenyewe na huchukua sekunde moja.
Soma matokeo
Kila ugunduzi unasema kilichopatikana, wapi, na kwa nini ni muhimu – vikubwa zaidi kwanza.
Lisafishe kwa kubofya mara moja
Maoni, majina na data maalum huondolewa; chagua mabadiliko yanayofuatiliwa, slaidi zilizofichwa au maelezo ili kuyaondoa pia.
Metadata safi ni hatua ya kwanza. Kudhibiti nani anasoma faili ni hatua ya pili.
Viungo vya HelpRange huthibitisha barua pepe ya msomaji, huweka alama ya maji kwenye kila ukurasa na vinaweza kubatilishwa – na hukuonyesha nani alifungua hati na kurasa zipi alizosoma.
Uvujaji mwingi wa aibu si udukuzi bali viambatisho: hati ya masharti yenye bei ya awali bado kwenye mabadiliko yanayofuatiliwa, modeli yenye namba “halisi” kwenye laha iliyofichwa, wasilisho la wawekezaji lenye maelezo ya mtoa mada. Ukaguzi wa haraka kabla ya kutuma huvipata vingali vinaweza kuondolewa.
Maana ya matokeo
- Mabadiliko yanayofuatiliwa huhifadhi kila neno lililofutwa ndani ya faili – bei ya awali, kifungu kilichoondolewa, maneno ya mwenzako. Yakubali kabla ya kutuma toleo la mwisho.
- Laha zilizofichwa na zilizofichwa sana ni jambo la kawaida: hesabu za ndani za modeli, bei ya chini kabisa, orodha ya wazabuni wengine. Excel haionyeshi hata laha zilizofichwa sana chini ya Unhide.
- Maelezo ya mzungumzaji husafiri na wasilisho unapotuma .pptx – tuma PDF au yaondoe.
- Viungo vya faili nyingine huonyesha majina na folda za faili kwenye kompyuta au mtandao wako.
Utaratibu kwa kila hati inayotumwa nje
Fanya ukaguzi kwenye faili halisi unalokaribia kuambatisha – si kwenye nakala ya awali – hasa kwa hati za masharti, ofa, modeli za kifedha, mawasilisho kwa bodi na chochote kilichopitiwa na watu kadhaa. Rekebisha kile ambacho kisafishaji hakiwezi kukufanyia: onyesha na ufute laha, safu na safu wima zisizopaswa kutoka nje ya kampuni, vunja viungo vya faili nyingine (Data › Edit Links kwenye Excel) na uhifadhi bila macro. Kisha fanya ukaguzi mara nyingine. Mpokeaji akihitaji tu kusoma hati, kutuma PDF, au kiungo cha kutazama tu kisichoweza kupakuliwa, huondoa hatari nyingi kati ya hizi kwa mara moja.
Kagua faili la Office kabla ya kutuma – maswali
Ukaguzi hutafuta nini?
Mabadiliko yanayofuatiliwa na maoni, laha zilizofichwa na “zilizofichwa sana”, safu na safu wima zilizofichwa, slaidi zilizofichwa na maelezo ya mzungumzaji, mwandishi, mhariri wa mwisho na kampuni katika sifa za faili, viungo vya faili kwenye kompyuta au mtandao wako, faili zilizopachikwa, macro na data maalum kutoka programu nyingine.
“Lisafishe” huondoa nini?
Maoni, maelezo ya mwandishi na kampuni na data maalum – kila mara. Mabadiliko yanayofuatiliwa hukubaliwa, na slaidi zilizofichwa au maelezo ya mzungumzaji huondolewa, ukiyachagua tu. Laha, safu na viungo vilivyofichwa huripotiwa lakini huachwa uvirekebishe ndani ya Office, kwa sababu kuvifuta kunaweza kuvunja fomula.
Je, mnahifadhi faili yangu?
Faili hukaguliwa na kufutwa mara moja – isipokuwa ukibofya “Lisafishe”: hapo huhifadhiwa hadi dakika 30 ili lisilazimike kupakiwa tena, na nakala safi pia hufutwa baada ya dakika 30.