Revisar un archivo de Office antes de enviarlo
Arrastra un archivo de Word, Excel o PowerPoint y mira lo que el destinatario podría encontrar en él (control de cambios, comentarios, hojas ocultas, notas del orador, nombres); después límpialo en un clic.
Cómo funciona
Arrastra el archivo de Word, Excel o PowerPoint
La revisión empieza sola y tarda un segundo.
Lee los resultados
Cada hallazgo indica qué se encontró, dónde y por qué importa, empezando por lo más grave.
Límpialo en un clic
Se eliminan los comentarios, los nombres y los datos personalizados; marca el control de cambios, las diapositivas ocultas o las notas para eliminarlos también.
Limpiar los metadatos es el primer paso. Controlar quién lee el archivo es el segundo.
Los enlaces de HelpRange verifican el correo electrónico del lector, ponen marca de agua en cada página y pueden revocarse; además, le muestran quién abrió el documento y qué páginas leyó.
Las filtraciones más bochornosas no son hackeos, sino adjuntos: una term sheet con el precio anterior aún en el control de cambios, un modelo con las cifras «reales» en una hoja oculta, una presentación con notas para el ponente. Una revisión rápida antes de enviar las detecta mientras todavía se pueden eliminar.
Qué significan los resultados
- El control de cambios guarda en el archivo cada palabra eliminada: el precio anterior, una cláusula retirada, la redacción de un compañero. Acéptalos antes de enviar una versión final.
- Las hojas ocultas y muy ocultas son un clásico: los cálculos detrás de un modelo, un precio mínimo, una lista de otros licitadores. Excel ni siquiera muestra las hojas muy ocultas en Mostrar.
- Las notas del orador viajan con la presentación cuando envías el .pptx: envía un PDF o elimínalas.
- Los vínculos a otros archivos muestran nombres y carpetas de archivos de tu ordenador o tu red.
Una rutina para cada documento que sale
Revisa exactamente el archivo que vas a adjuntar, no una copia anterior, sobre todo en term sheets, ofertas, modelos financieros, presentaciones para el consejo y todo lo que haya pasado por varios revisores. Corrige lo que el limpiador no puede hacer por ti: muestra y elimina las hojas, filas y columnas que no deben salir de la empresa, rompe los vínculos a otros archivos (Datos › Editar vínculos en Excel) y guarda sin macros. Después vuelve a revisarlo. Si el destinatario solo necesita leer el documento, enviar un PDF o un enlace de solo lectura que no se pueda descargar elimina de golpe la mayoría de estos riesgos.
Revisar un archivo de Office antes de enviarlo – preguntas
¿Qué busca la revisión?
Control de cambios y comentarios, hojas ocultas y «muy ocultas», filas y columnas ocultas, diapositivas ocultas y notas del orador, el autor, el último en modificar y la empresa en las propiedades del archivo, vínculos a archivos de tu ordenador o tu red, archivos incrustados, macros y datos personalizados de otros programas.
¿Qué elimina «Limpiar»?
Los comentarios, los datos de autor y empresa y los datos personalizados, siempre. El control de cambios solo se acepta, y las diapositivas ocultas o notas del orador solo se eliminan, si lo marcas. Las hojas, filas y vínculos ocultos se señalan, pero los corriges tú en Office, porque eliminarlos podría romper fórmulas.
¿Guardan mi archivo?
El archivo se revisa y se elimina en el acto, salvo que pulses «Limpiar»: entonces se guarda hasta 30 minutos para no tener que volver a subirlo, y la copia limpia también se elimina a los 30 minutos.