Перевірити файл Office перед надсиланням
Перетягніть файл Word, Excel або PowerPoint і дізнайтеся, що в ньому може знайти одержувач, – відстежені зміни, коментарі, приховані аркуші, нотатки доповідача, імена, – а потім очистьте його одним клацанням.
Як це працює
Перетягніть файл Word, Excel або PowerPoint
Перевірка починається сама й триває секунду.
Перегляньте знахідки
Для кожної знахідки вказано, що знайдено, де і чому це важливо, – найсерйозніше спочатку.
Очистьте його одним клацанням
Коментарі, імена й користувацькі дані видаляються; позначте відстежені зміни, приховані слайди чи нотатки, щоб видалити й їх.
Чисті метадані – це перший крок. Контроль над тим, хто читає файл, – другий.
Посилання HelpRange перевіряють e-mail читача, ставлять водяний знак на кожну сторінку і можуть бути відкликані – а також показують, хто відкрив документ і які сторінки прочитав.
Найнезручніші витоки – не зломи, а вкладення: term sheet із попередньою ціною у відстежених змінах, модель зі «справжніми» цифрами на прихованому аркуші, презентація для інвесторів із нотатками для доповідача. Швидка перевірка перед надсиланням знаходить їх, поки їх ще можна видалити.
Що означають знахідки
- Відстежені зміни зберігають у файлі кожне видалене слово – попередню ціну, вилучений пункт, формулювання колеги. Прийміть їх перед надсиланням фінальної версії.
- Приховані й дуже приховані аркуші – класика: розрахунки за моделлю, мінімальна ціна, список інших учасників тендеру. Дуже приховані аркуші Excel навіть не показує в списку «Показати».
- Нотатки доповідача йдуть разом із презентацією, коли ви надсилаєте .pptx, – надішліть PDF або видаліть їх.
- Посилання на інші файли розкривають назви й папки файлів на вашому комп’ютері чи в мережі.
Звичка для кожного вихідного документа
Перевіряйте саме той файл, який збираєтеся прикріпити, – а не ранішу копію, – особливо якщо це term sheet, комерційна пропозиція, фінансова модель, презентація для правління чи щось, що пройшло через кількох рецензентів. Виправте те, чого очищення не може зробити за вас: покажіть і видаліть аркуші, рядки й стовпці, які не повинні залишити компанію, розірвіть зв’язки з іншими файлами (в Excel: Дані › Редагувати зв’язки) і збережіть файл без макросів. Потім запустіть перевірку ще раз. Якщо одержувачеві треба лише прочитати документ, надсилання PDF або посилання лише для перегляду без можливості завантаження одразу усуває більшість цих ризиків.
Перевірити файл Office перед надсиланням – запитання
Що шукає перевірка?
Відстежені зміни й коментарі, приховані й «дуже приховані» аркуші, приховані рядки й стовпці, приховані слайди й нотатки доповідача, автор, останній редактор і компанія у властивостях файлу, посилання на файли на вашому комп’ютері чи в мережі, вбудовані файли, макроси й користувацькі дані інших програм.
Що видаляє «Очистити»?
Коментарі, відомості про автора й компанію та користувацькі дані – завжди. Зміни приймаються, а приховані слайди й нотатки доповідача видаляються, лише якщо ви їх позначите. Про приховані аркуші, рядки й посилання ми повідомляємо, але виправити їх пропонуємо в Office, бо їх видалення може зламати формули.
Чи зберігаєте ви мій файл?
Файл перевіряється й одразу видаляється – хіба що ви натиснете «Очистити»: тоді він зберігається до 30 хвилин, щоб не завантажувати його повторно, а чиста копія теж видаляється через 30 хвилин.