Office ፋይልን ከመላክ በፊት ይፈትሹ
Word፣ Excel ወይም PowerPoint ፋይል ይጣሉና ተቀባዩ በውስጡ ምን ሊያገኝ እንደሚችል ይመልከቱ – ክትትል የተደረገባቸው ለውጦች፣ አስተያየቶች፣ የተደበቁ ሉሆች፣ የተናጋሪ ማስታወሻዎች፣ ስሞች – ከዚያም በአንድ ጠቅታ ያጽዱት።
እንዴት እንደሚሰራ
Word፣ Excel ወይም PowerPoint ፋይሉን ይጣሉ
ፍተሻው በራሱ ይጀምራል፣ አንድ ሰከንድም ይወስዳል።
ግኝቶቹን ያንብቡ
እያንዳንዱ ግኝት ምን እንደተገኘ፣ የት እንደሆነና ለምን አስፈላጊ እንደሆነ ይናገራል – በጣም ከባዱ መጀመሪያ።
በአንድ ጠቅታ ያጽዱት
አስተያየቶች፣ ስሞችና ብጁ መረጃ ይወገዳሉ፤ ክትትል የተደረገባቸውን ለውጦች፣ የተደበቁ ስላይዶችን ወይም ማስታወሻዎችን ለማስወገድም ምልክት ያድርጉ።
ንጹሕ ሜታዳታ የመጀመሪያው እርምጃ ነው። ፋይሉን ማን እንደሚያነብ መቆጣጠር ሁለተኛው እርምጃ ነው።
የHelpRange ሊንኮች የአንባቢውን ኢሜይል ያረጋግጣሉ፣ በእያንዳንዱ ገጽ ላይ የውሃ ምልክት ያደርጋሉ፣ ሊሻሩም ይችላሉ – ሰነዱን ማን እንደከፈተና የትኞቹን ገጾች እንዳነበበም ያሳዩዎታል።
አብዛኞቹ አሳፋሪ የመረጃ ሾልኮዎች ጠለፋዎች ሳይሆኑ አባሪዎች ናቸው፦ የቀድሞው ዋጋ አሁንም በክትትል ለውጦቹ ውስጥ ያለበት የስምምነት ሰነድ፣ “እውነተኛዎቹ” ቁጥሮች በተደበቀ ሉህ ላይ ያሉበት ሞዴል፣ ለአቅራቢው ማስታወሻዎች ያሉት የአቀራረብ ሰነድ። ከመላክ በፊት ፈጣን ፍተሻ ገና ሊወገዱ በሚችሉበት ጊዜ ያገኛቸዋል።
ግኝቶቹ ምን ማለት ናቸው
- ክትትል የተደረገባቸው ለውጦች እያንዳንዱን የተሰረዘ ቃል በፋይሉ ውስጥ ያስቀምጣሉ – የቀድሞውን ዋጋ፣ የተወገደ አንቀጽ፣ የባልደረባ አጻጻፍ። የመጨረሻ ስሪት ከመላክዎ በፊት ይቀበሏቸው።
- የተደበቁና በጣም የተደበቁ ሉሆች የታወቁ ናቸው፦ ከሞዴል ጀርባ ያሉ ስሌቶች፣ ዝቅተኛ ዋጋ፣ የሌሎች ተጫራቾች ዝርዝር። Excel በጣም የተደበቁ ሉሆችን በUnhide ስር እንኳ አይዘረዝርም።
- የተናጋሪ ማስታወሻዎች .pptx ሲልኩ ከአቀራረቡ ጋር ይሄዳሉ – PDF ይላኩ ወይም ያስወግዷቸው።
- ወደ ሌሎች ፋይሎች የሚወስዱ ሊንኮች በኮምፒውተርዎ ወይም በኔትወርክዎ ላይ ያሉ ፋይሎችን ስሞችና አቃፊዎች ያሳያሉ።
ለእያንዳንዱ ወጪ ሰነድ የሚሆን ልማድ
ፍተሻውን ሊያያይዙት ባሰቡት ትክክለኛ ፋይል ላይ ያካሂዱ – በቀድሞ ቅጂ ላይ አይደለም – በተለይ ለስምምነት ሰነዶች፣ ለቅናሾች፣ ለፋይናንስ ሞዴሎች፣ ለቦርድ አቀራረቦችና በብዙ ገምጋሚዎች ለተገመገመ ማንኛውም ነገር። ማጽጃው ሊያደርግልዎ የማይችለውን ያስተካክሉ፦ ከኩባንያው መውጣት የሌለባቸውን ሉሆች፣ ረድፎችና ዓምዶች ገልጠው ይሰርዙ፣ ወደ ሌሎች ፋይሎች የሚወስዱ ሊንኮችን ይቁረጡ (በExcel ውስጥ Data › Edit Links) እና ያለ ማክሮ ያስቀምጡ። ከዚያም ፍተሻውን አንድ ጊዜ እንደገና ያካሂዱ። ተቀባዩ ሰነዱን ማንበብ ብቻ ካስፈለገው PDF መላክ ወይም ሊወርድ የማይችል ለማየት ብቻ የሚያስችል ሊንክ መላክ አብዛኞቹን እነዚህን አደጋዎች በአንድ ጊዜ ያስወግዳል።
Office ፋይልን ከመላክ በፊት ይፈትሹ – ጥያቄዎች
ፍተሻው ምን ይፈልጋል?
ክትትል የተደረገባቸው ለውጦችና አስተያየቶች፣ የተደበቁና “በጣም የተደበቁ” ሉሆች፣ የተደበቁ ረድፎችና ዓምዶች፣ የተደበቁ ስላይዶችና የተናጋሪ ማስታወሻዎች፣ በፋይሉ ባሕሪያት ውስጥ ያሉ ደራሲ፣ የመጨረሻ አርታዒና ኩባንያ፣ በኮምፒውተርዎ ወይም በኔትወርክዎ ላይ ወዳሉ ፋይሎች የሚወስዱ ሊንኮች፣ የተካተቱ ፋይሎች፣ ማክሮዎችና ከሌሎች ፕሮግራሞች የመጣ ብጁ መረጃ።
“አጽዳው” ምን ያስወግዳል?
አስተያየቶች፣ የደራሲና የኩባንያ ዝርዝሮችና ብጁ መረጃ – ሁልጊዜ። ክትትል የተደረገባቸው ለውጦች የሚቀበሉት፣ የተደበቁ ስላይዶች ወይም የተናጋሪ ማስታወሻዎች የሚወገዱት ምልክት ሲያደርጉባቸው ብቻ ነው። የተደበቁ ሉሆች፣ ረድፎችና ሊንኮች ሪፖርት ይደረጋሉ፣ ግን በOffice እንዲያስተካክሏቸው ይተዋሉ፣ ምክንያቱም መሰረዛቸው ቀመሮችን ሊያበላሽ ይችላል።
ፋይሌን ታስቀምጣላችሁ?
ፋይሉ ተፈትሾ ወዲያውኑ ይሰረዛል – “አጽዳው”ን ካልጫኑ በስተቀር፦ ያኔ እንደገና መጫን እንዳያስፈልግ እስከ 30 ደቂቃ ይቀመጣል፣ ንጹሑ ቅጂም ከ30 ደቂቃ በኋላ ይሰረዛል።