Metadataን ከOffice ፋይሎች ያስወግዱ
Word፣ Excel ወይም PowerPoint ፋይል ይጣሉና ንጹሕ ቅጂ ያውርዱ – አስተያየቶች፣ ደራሲና ኩባንያ ተወግደው፣ በተመሳሳይ ቅርጸት።
እንዴት እንደሚሰራ
ካስፈለገዎ ተጨማሪዎቹን ምልክት ያድርጉ
በ“ተጨማሪ አማራጮች” ስር፦ ሁሉንም ክትትል የተደረገባቸው ለውጦች መቀበል፣ የተደበቁ ስላይዶችን ማስወገድ፣ የተናጋሪ ማስታወሻዎችን ማስወገድ።
ፋይሉን ይጣሉ
Word፣ Excel ወይም PowerPoint – ማጽዳቱ በራሱ ይጀምራል።
ንጹሑን ቅጂ አውርድ
ተመሳሳይ ቅርጸት፣ የተወገደውን ከሚያሳይ ማጠቃለያ ጋር።
ንጹሕ ሜታዳታ የመጀመሪያው እርምጃ ነው። ፋይሉን ማን እንደሚያነብ መቆጣጠር ሁለተኛው እርምጃ ነው።
የHelpRange ሊንኮች የአንባቢውን ኢሜይል ያረጋግጣሉ፣ በእያንዳንዱ ገጽ ላይ የውሃ ምልክት ያደርጋሉ፣ ሊሻሩም ይችላሉ – ሰነዱን ማን እንደከፈተና የትኞቹን ገጾች እንዳነበበም ያሳዩዎታል።
እያንዳንዱ Office ፋይል ከይዘቱ በላይ ይይዛል፦ ማን እንደጻፈው፣ በመጨረሻ ማን እንዳስተካከለው፣ ከOffice ፈቃዱ የኩባንያውን ስም፣ አስተያየቶችና ምላሾች፣ እንዲሁም ከሰነድ ሥርዓቶች የመጡ መለያዎች። ፋይል ወደ ደንበኛ፣ ወደ ሌላኛው የስምምነት ወገን ወይም ወደ ሕዝብ ከመሄዱ በፊት እነዚህን ማስወገድ መሠረታዊ ጥንቃቄ ነው – ከOffice የራሱ Document Inspector በጣም ፈጣንም ነው።
Office ሳይጠይቅ የሚጨምረው metadata
Office ከOffice መለያዎ ያለውን ስም እንደ ደራሲ፣ ፋይሉን በመጨረሻ ያስቀመጠውን ሰው፣ እና ብዙ ጊዜ ከፈቃዱ የኩባንያውን ስም ይጽፋል። አስተያየቶች ቢፈቱም እንኳ ደራሲዎቻቸውንና ቀኖቻቸውን ይይዛሉ። እንደ SharePoint ያሉ የሰነድ ሥርዓቶች የራሳቸውን መለያዎች ይጨምራሉ። አንዳቸውም በገጹ ላይ አይታዩም፣ ግን ሁሉም ለተቀባዩ አንድ ጠቅታ ብቻ ይርቃሉ። ለPDF ፋይሎች የPDF metadata ማስወገጃውን ይጠቀሙ።
በፋይሉ ውስጥ የሚቀረው
ማጽጃው ሰዎችንና ሥርዓቶችን የሚለይ መረጃን ያስወግዳል እንጂ ይዘትዎን አይደለም። ጽሑፉ፣ ሰንጠረዦቹ፣ ስዕሎቹ፣ ቀመሮቹ፣ ቅጦቹና የሰነዱ ርዕስ እንዳሉ ይቆያሉ፣ ስለዚህ ፋይሉ ልክ እንደበፊቱ ይታያል ይሠራልም። የተደበቁ ሉሆች፣ ረድፎችና ዓምዶች፣ ወደ ሌሎች ፋይሎች የሚወስዱ ሊንኮች፣ የተካተቱ ፋይሎችና ማክሮዎች አይቀየሩም፣ ምክንያቱም ማስወገዳቸው ሰነዱን ሊያበላሽ ይችላል – የOffice ፍተሻው በOffice እንዲያስተካክሏቸው ይዘረዝራቸዋል። የWord የመጽሐፍ ዝርዝር ምንጮችም ይጠበቃሉ፣ ስለዚህ ጥቅሶች መሥራታቸውን ይቀጥላሉ። የፋይሉ የተፈጠረበት ቀን ይቆያል፦ ከአንድ ሰው ይልቅ የሰነዱ ታሪክ አካል ነው።
Metadataን ከOffice ፋይሎች ያስወግዱ – ጥያቄዎች
ምን ይወገዳል?
አስተያየቶችና ደራሲዎቻቸው፣ በፋይሉ ባሕሪያት ውስጥ ያሉ ደራሲ፣ የመጨረሻ አርታዒ፣ ኩባንያና ሥራ አስኪያጅ፣ ብጁ ባሕሪያትና በሌሎች ፕሮግራሞች (ለምሳሌ SharePoint) የተከማቸ መረጃ። ጽሑፉ፣ አቀማመጡ፣ ቀመሮቹና ስዕሎቹ እንዳሉ ይቆያሉ።
ክትትል የተደረገባቸው ለውጦችስ?
የሚጠበቁት “ሁሉንም ክትትል የተደረገባቸው ለውጦች ተቀበል”ን ምልክት ካላደረጉ ነው – ካደረጉ እያንዳንዱ የገባ ጽሑፍ ይቆያል፣ እያንዳንዱ የተሰረዘ ይጠፋል፣ ማንም የቀድሞውን አጻጻፍ ማየት አይችልም። ለPowerPoint የተደበቁ ስላይዶችንና የተናጋሪ ማስታወሻዎችንም ማስወገድ ይችላሉ።
ፋይሌን ታስቀምጣላችሁ?
ለአጭር ጊዜ ብቻ፦ የተሰቀሉ ፋይሎች ከሂደቱ በኋላ ወዲያውኑ ይሰረዛሉ፣ ውጤቱ ደግሞ ከ30 ደቂቃ በኋላ – ወይም “አሁን ሰርዝ”ን በመጫን ወዲያውኑ።