Metadata verwijderen uit Office-bestanden
Zet een Word-, Excel- of PowerPoint-bestand neer en download een schone kopie – zonder opmerkingen, auteur en bedrijf, in hetzelfde formaat.
Zo werkt het
Vink zo nodig de extra’s aan
Onder “Meer opties”: alle bijgehouden wijzigingen accepteren, verborgen dia’s verwijderen, notities van de spreker verwijderen.
Zet het bestand neer
Word, Excel of PowerPoint – het opschonen start vanzelf.
De schone kopie downloaden
Hetzelfde formaat, met een overzicht van wat er is verwijderd.
Schone metadata is stap één. Bepalen wie het bestand leest is stap twee.
HelpRange-links verifiëren het e-mailadres van de lezer, zetten een watermerk op elke pagina en kunnen worden ingetrokken – en laten zien wie het document opende en welke pagina's werden gelezen.
Elk Office-bestand bevat meer dan alleen de inhoud: wie het schreef, wie het het laatst bewerkte, de bedrijfsnaam uit de Office-licentie, opmerkingen en antwoorden, en ID’s uit documentsystemen. Die verwijderen voordat een bestand naar een klant, de andere partij in een deal of het publiek gaat, is basishygiëne – en veel sneller dan de eigen Documentcontrole van Office.
Metadata die Office zonder te vragen toevoegt
Office zet de naam van je Office-account als auteur in het bestand, plus de laatste persoon die het heeft opgeslagen en vaak de bedrijfsnaam uit de licentie. Opmerkingen houden hun auteurs en datums, ook als ze zijn opgelost. Documentsystemen zoals SharePoint voegen hun eigen ID’s toe. Niets daarvan is op de pagina te zien, maar voor de ontvanger is het allemaal één klik verwijderd. Gebruik voor PDF’s de PDF-metadataverwijderaar.
Wat er in het bestand blijft
Het opschonen verwijdert wat mensen en systemen identificeert, niet je inhoud. Tekst, tabellen, afbeeldingen, formules, stijlen en de documenttitel blijven zoals ze zijn, dus het bestand ziet er precies zo uit en werkt precies zo als voorheen. Verborgen werkbladen, rijen en kolommen, koppelingen naar andere bestanden, ingesloten bestanden en macro’s worden niet gewijzigd, omdat verwijderen het document kan beschadigen – de Office-controle zet ze op een rij zodat je ze in Office kunt aanpassen. Ook de bronnen van de Word-bibliografie blijven behouden, zodat citaten blijven werken. De aanmaakdatum van het bestand blijft staan: die hoort bij de geschiedenis van het document, niet bij een persoon.
Metadata verwijderen uit Office-bestanden – vragen
Wat wordt er verwijderd?
Opmerkingen en hun auteurs; de auteur, laatste bewerker, het bedrijf en de manager in de bestandseigenschappen; aangepaste eigenschappen en gegevens die andere programma’s hebben opgeslagen (bijv. SharePoint). Tekst, opmaak, formules en afbeeldingen blijven zoals ze zijn.
En bijgehouden wijzigingen?
Ze blijven staan, tenzij je “Alle bijgehouden wijzigingen accepteren” aanvinkt – dan blijft elke invoeging staan, verdwijnt elke verwijdering en kan niemand de eerdere formulering meer zien. Voor PowerPoint kun je ook verborgen dia’s en notities van de spreker verwijderen.
Bewaren jullie mijn bestand?
Slechts kort: uploads worden direct na de verwerking verwijderd, het resultaat na 30 minuten – of meteen met “Nu verwijderen”.