Ondoa metadata kwenye faili za Office
Achia faili la Word, Excel au PowerPoint na upakue nakala safi – maoni, mwandishi na kampuni vimeondolewa, katika muundo uleule.
Jinsi inavyofanya kazi
Chagua nyongeza ukizihitaji
Chini ya “Chaguo zaidi”: kubali mabadiliko yote yanayofuatiliwa, ondoa slaidi zilizofichwa, ondoa maelezo ya mzungumzaji.
Achia faili
Word, Excel au PowerPoint – usafishaji huanza wenyewe.
Pakua nakala safi
Muundo uleule, pamoja na muhtasari wa kilichoondolewa.
Metadata safi ni hatua ya kwanza. Kudhibiti nani anasoma faili ni hatua ya pili.
Viungo vya HelpRange huthibitisha barua pepe ya msomaji, huweka alama ya maji kwenye kila ukurasa na vinaweza kubatilishwa – na hukuonyesha nani alifungua hati na kurasa zipi alizosoma.
Kila faili la Office hubeba zaidi ya maudhui yake: nani aliliandika, nani alilihariri mwisho, jina la kampuni kutoka leseni ya Office, maoni na majibu, na vitambulisho kutoka mifumo ya hati. Kuviondoa kabla faili halijaenda kwa mteja, upande mwingine wa mkataba au umma ni usafi wa msingi – na ni haraka zaidi kuliko Document Inspector ya Office yenyewe.
Metadata ambayo Office huongeza bila kuuliza
Office huandika jina kutoka akaunti yako ya Office kama mwandishi, mtu wa mwisho aliyehifadhi faili, na mara nyingi jina la kampuni kutoka leseni. Maoni huhifadhi waandishi na tarehe zake hata yakiwa yametatuliwa. Mifumo ya hati kama SharePoint huongeza vitambulisho vyake. Hakuna kati ya hivi kinachoonekana kwenye ukurasa, lakini vyote viko umbali wa kubofya mara moja kwa mpokeaji. Kwa PDF, tumia kiondoa metadata ya PDF.
Kinachobaki kwenye faili
Kisafishaji huondoa kinachotambulisha watu na mifumo, si maudhui yako. Maandishi, majedwali, picha, fomula, mitindo na kichwa cha hati hubaki kama vilivyo, hivyo faili huonekana na kufanya kazi sawasawa na awali. Laha, safu na safu wima zilizofichwa, viungo vya faili nyingine, faili zilizopachikwa na macro hazibadilishwi, kwa sababu kuziondoa kunaweza kuharibu hati – ukaguzi wa Office huziorodhesha ili uzirekebishe ndani ya Office. Vyanzo vya bibliografia vya Word pia huhifadhiwa, ili marejeo yaendelee kufanya kazi. Tarehe ya kuundwa kwa faili hubaki: ni sehemu ya historia ya hati, si ya mtu.
Ondoa metadata kwenye faili za Office – maswali
Nini huondolewa?
Maoni na waandishi wake, mwandishi, mhariri wa mwisho, kampuni na meneja katika sifa za faili, sifa maalum na data iliyohifadhiwa na programu nyingine (k.m. SharePoint). Maandishi, mpangilio, fomula na picha hubaki kama zilivyo.
Na mabadiliko yanayofuatiliwa je?
Huhifadhiwa usipochagua “Kubali mabadiliko yote yanayofuatiliwa” – hapo kila kilichoongezwa kinabaki, kila kilichofutwa kinatoweka na hakuna anayeweza kuona maneno ya awali. Kwa PowerPoint unaweza pia kuondoa slaidi zilizofichwa na maelezo ya mzungumzaji.
Je, mnahifadhi faili yangu?
Kwa muda mfupi tu: faili zilizopakiwa hufutwa mara baada ya kuchakatwa, matokeo baada ya dakika 30 – au mara moja kwa “Futa sasa”.