ตรวจไฟล์ Office ก่อนส่ง
วางไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint แล้วดูว่าผู้รับจะพบอะไรได้บ้าง ทั้งการติดตามการเปลี่ยนแปลง ข้อคิดเห็น ชีตที่ซ่อน บันทึกย่อของผู้บรรยาย และชื่อ จากนั้นทำความสะอาดในคลิกเดียว
วิธีการทำงาน
วางไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint
การตรวจจะเริ่มเองและใช้เวลาเพียงวินาทีเดียว
อ่านผลการตรวจ
ผลการตรวจแต่ละรายการบอกว่าพบอะไร ที่ไหน และทำไมจึงสำคัญ โดยเรียงจากร้ายแรงที่สุดก่อน
ทำความสะอาดในคลิกเดียว
ข้อคิดเห็น ชื่อ และข้อมูลแบบกำหนดเองจะถูกลบ ติ๊กการติดตามการเปลี่ยนแปลง สไลด์ที่ซ่อน หรือบันทึกย่อ เพื่อลบสิ่งเหล่านั้นด้วย
ล้างเมทาดาทาคือขั้นแรก ควบคุมว่าใครอ่านไฟล์ได้คือขั้นที่สอง
ลิงก์ HelpRange ยืนยันอีเมลผู้อ่าน ใส่ลายน้ำทุกหน้า และเพิกถอนได้ – พร้อมแสดงว่าใครเปิดเอกสารและอ่านหน้าไหน
การรั่วไหลที่น่าอายที่สุดส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากการแฮ็ก แต่มาจากไฟล์แนบ เช่น term sheet ที่ยังมีราคาเดิมอยู่ในการติดตามการเปลี่ยนแปลง โมเดลที่มีตัวเลข “จริง” ในชีตที่ซ่อน หรือ pitch deck ที่มีโน้ตสำหรับผู้นำเสนอ ตรวจสักครู่ก่อนส่งก็จะพบสิ่งเหล่านี้ขณะที่ยังลบได้ทัน
ความหมายของผลการตรวจ
- การติดตามการเปลี่ยนแปลงเก็บทุกคำที่ถูกลบไว้ในไฟล์ ทั้งราคาเดิม ข้อสัญญาที่ตัดออก หรือถ้อยคำของเพื่อนร่วมงาน ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดก่อนส่งฉบับสุดท้าย
- ชีตที่ซ่อนและชีตที่ซ่อนแบบลึกเป็นปัญหาคลาสสิก เช่น การคำนวณเบื้องหลังโมเดล ราคาต่ำสุด หรือรายชื่อผู้เสนอราคารายอื่น Excel ไม่แสดงชีตที่ซ่อนแบบลึกในรายการยกเลิกการซ่อนด้วยซ้ำ
- บันทึกย่อของผู้บรรยายจะติดไปกับงานนำเสนอเมื่อคุณส่งไฟล์ .pptx ส่งเป็น PDF หรือลบบันทึกย่อออกก่อน
- ลิงก์ไปยังไฟล์อื่นเปิดเผยชื่อไฟล์และโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณ
กิจวัตรสำหรับเอกสารทุกฉบับที่ส่งออกไป
ตรวจไฟล์ที่คุณกำลังจะแนบจริงๆ ไม่ใช่สำเนาก่อนหน้า โดยเฉพาะ term sheet ใบเสนอราคา โมเดลทางการเงิน เอกสารนำเสนอคณะกรรมการ และทุกอย่างที่ผ่านผู้ตรวจทานหลายคน แก้ไขสิ่งที่เครื่องมือทำความสะอาดทำแทนให้ไม่ได้ด้วยตัวเอง ได้แก่ ยกเลิกการซ่อนและลบชีต แถว และคอลัมน์ที่ไม่ควรออกนอกบริษัท ตัดลิงก์ไปยังไฟล์อื่น (ข้อมูล › แก้ไขลิงก์ ใน Excel) และบันทึกแบบไม่มีแมโคร จากนั้นตรวจอีกครั้ง หากผู้รับเพียงต้องอ่านเอกสาร การส่ง PDF หรือลิงก์แบบดูอย่างเดียวที่ดาวน์โหลดไม่ได้จะขจัดความเสี่ยงเหล่านี้ได้เกือบทั้งหมดในคราวเดียว
ตรวจไฟล์ Office ก่อนส่ง – คำถาม
การตรวจมองหาอะไรบ้าง
การติดตามการเปลี่ยนแปลงและข้อคิดเห็น ชีตที่ซ่อนและชีตที่ “ซ่อนแบบลึก” แถวและคอลัมน์ที่ซ่อน สไลด์ที่ซ่อนและบันทึกย่อของผู้บรรยาย ผู้เขียน ผู้แก้ไขล่าสุด และบริษัทในคุณสมบัติไฟล์ ลิงก์ไปยังไฟล์บนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณ ไฟล์ที่ฝังไว้ แมโคร และข้อมูลแบบกำหนดเองจากโปรแกรมอื่น
“ทำความสะอาด” ลบอะไรบ้าง
ข้อคิดเห็น ข้อมูลผู้เขียนและบริษัท และข้อมูลแบบกำหนดเองจะถูกลบเสมอ การยอมรับการเปลี่ยนแปลงและการลบสไลด์ที่ซ่อนหรือบันทึกย่อของผู้บรรยายจะทำเฉพาะเมื่อคุณติ๊กเลือก ชีต แถว และลิงก์ที่ซ่อนจะรายงานให้ทราบแต่ปล่อยไว้ให้คุณแก้ใน Office เพราะการลบอาจทำให้สูตรเสียหาย
เก็บไฟล์ของฉันไว้ไหม?
ไฟล์จะถูกตรวจแล้วลบทันที เว้นแต่คุณคลิก “ทำความสะอาด” ซึ่งไฟล์จะถูกเก็บไว้ไม่เกิน 30 นาทีเพื่อไม่ต้องอัปโหลดซ้ำ และสำเนาที่สะอาดก็จะถูกลบหลัง 30 นาทีเช่นกัน