Kiểm tra tệp Office trước khi gửi

Ý nghĩa của các kết quả kiểm tra

• Theo dõi thay đổi giữ lại mọi từ đã xóa trong tệp – mức giá trước đó, một điều khoản bị bỏ, cách diễn đạt của đồng nghiệp. Hãy chấp nhận chúng trước khi gửi bản cuối.
• Trang tính ẩn và siêu ẩn là chuyện kinh điển: phần tính toán đằng sau một mô hình, mức giá sàn, danh sách các bên dự thầu khác. Excel thậm chí không liệt kê trang tính siêu ẩn trong mục Bỏ ẩn.
• Ghi chú của diễn giả đi kèm bản trình bày khi bạn gửi tệp .pptx – hãy gửi PDF hoặc xóa chúng đi.
• Liên kết đến tệp khác để lộ tên và thư mục của các tệp trên máy tính hoặc mạng của bạn.

Thói quen cho mọi tài liệu gửi đi

Hãy kiểm tra đúng tệp bạn sắp đính kèm – không phải một bản sao cũ hơn – nhất là với bản điều khoản, báo giá, mô hình tài chính, bản trình bày cho hội đồng quản trị và mọi thứ đã qua tay nhiều người duyệt. Tự xử lý những gì công cụ làm sạch không làm được: bỏ ẩn và xóa các trang tính, hàng và cột không nên rời khỏi công ty, ngắt liên kết đến tệp khác (Dữ liệu › Sửa liên kết trong Excel) và lưu không kèm macro. Sau đó kiểm tra thêm một lần nữa. Nếu người nhận chỉ cần đọc tài liệu, gửi PDF hoặc một liên kết chỉ xem không thể tải xuống sẽ loại bỏ phần lớn các rủi ro này cùng lúc.